Bune practici de verificare

Acest ghid vă ajută să maximizați acuratețea verificărilor PEP și să respectați cerințele Legii 129/2019 privind prevenirea spălării banilor.

1 Când să Efectuați Verificări PEP

1.1. Verificări Obligatorii

Conform Legii 129/2019, verificarea PEP este obligatorie în următoarele situații:

Inițierea relației de afaceri - înainte de a începe colaborarea cu un nou client
Tranzacții ocasionale ≥ 15.000 EUR - pentru tranzacții unice peste acest prag
Suspiciuni de spălare de bani - indiferent de sumă sau frecvență
Îndoieli privind datele anterioare - când informațiile existente par incomplete sau neclare
Identificare beneficiar real - pentru entități juridice, verificați persoanele fizice din spate

1.2. Verificări Recomandate

Înainte de promoții interne - la angajarea în funcții cheie
Periodic (6-12 luni) - pentru clienți cu profil de risc ridicat
La schimbări importante - modificare acționariat, funcții publice noi
Tranzacții neobișnuite - când comportamentul clientului se modifică semnificativ

1.3. Când NU este Necesar (Excepții)

Instituții de credit din UE (reglementate)
Entități publice din statele UE
Societăți cotate la bursă din UE
Important: Chiar și în aceste cazuri, păstrați documentație

2 Cum să Efectuați Căutări Precise

2.1. Date Minime Necesare

Obligatoriu:

Nume complet - exact cum apare în documentul de identitate

Opțional dar FOARTE recomandat pentru precizie:

Dată naștere - reduce semnificativ false positives pentru nume comune
Naționalitate - ajută la identificarea corectă
Țara de rezidență - context geografic important

Exemplu Practic

Căutare vagă: "Ion Popescu" → 2,500+ rezultate posibile

Căutare precisă: "Ion Popescu" + data naștere "15.03.1975" + România → 5-10 rezultate relevante

Concluzie: Cu cât mai multe date, cu atât mai precisă verificarea!

2.2. Formatare Corectă a Numelor

Corect	Incorect
Ion Popescu	POPESCU ION, popescu ion
Maria-Elena Ionescu	Maria Elena, M.E. Ionescu
José García López	Jose Garcia Lopez (fără diacritice)
ABC Industries SRL	ABC IND., abc industries srl

2.3. Pentru Companii și Entități

Folosiți denumirea oficială completă din Registrul Comerțului
Includeți forma juridică (SRL, SA, etc.)
Verificați și beneficiarii reali - persoanele fizice cu >25% acționariat sau control
Pentru ONG-uri: verificați conducătorii și fondatorii

3 Interpretarea Rezultatelor

3.1. Rezultat NEGATIV

Semnificație: Persoana NU este PEP sau sancționată în bazele verificate

Ce faceți:

Aplicați măsuri CDD standard (diligență obișnuită)
Generați și arhivați Certificatul Non-PEP
Documentați verificarea în dosarul clientului
Refaceți verificarea după 6-12 luni sau la schimbări importante

Atenție: Un rezultat negativ NU înseamnă că persoana este "curată" 100%, ci doar că nu apare în bazele verificate la momentul căutării.

3.2. Rezultat POZITIV

Semnificație: Persoana ESTE PEP sau apare pe liste de sancțiuni

Ce faceți OBLIGATORIU:

Aplicați măsuri EDD (diligență sporită)
- Verificări suplimentare ale surselor de fonduri
- Documentație sporită despre originea averii
- Clarificarea scopului și naturii relației de afaceri
Obțineți aprobarea conducerii superioare
- Pentru inițierea relației: aprobare înainte
- Pentru relații existente: aprobare pentru continuare
- Documentați decizia în scris
Monitorizare intensificată continuă
- Verificare periodică (minim 6 luni)
- Analiză detaliată a tranzacțiilor
- Raportare suspiciuni la autoritățile competente

ATENȚIE: Refuzul aplicării EDD poate atrage sancțiuni conform Legii 129/2019.

3.3. Rezultat PARȚIAL

Semnificație: Există match-uri posibile dar nesigure (scor similaritate <90%)

Ce faceți:

Analizați fiecare match individual: Comparați datele: dată naștere, naționalitate, funcții
Luați o decizie informată: Dacă există îndoieli serioase → tratați ca POZITIV
Documentați procesul decizional: Notați de ce ați considerat sau nu match-ul relevant

Regula de aur: În caz de îndoială, aplicați măsuri EDD pentru siguranță!

3.4. Scoruri de Similaritate

Scor	Interpretare	Acțiune Recomandată
95-100	Match aproape sigur	Tratați ca POZITIV
85-94	Match foarte probabil	Verificați detalii, probabil POZITIV
70-84	Match posibil	Analiză detaliată necesară
<70	Match improbabil	Probabil fals pozitiv, dar verificați

4 Documentare și Arhivare

4.1. Ce Trebuie Documentat

Toate verificările efectuate - chiar dacă sunt negative
Data și ora verificării - PEPCheck o înregistrează automat
Persoana care a efectuat verificarea - audit trail complet
Rezultatul și interpretarea - certificat sau raport
Decizii luate - aprobare/respingere relație, măsuri aplicate
Verificări periodice ulterioare - istoric complet

4.2. Perioada de Păstrare

Minimum 5 ani de la încheierea relației (Legea 129/2019)
10 ani pentru documentele fiscale
Păstrați în format securizat, accesibil pentru audit
PEPCheck păstrează automat istoricul căutărilor 5 ani

4.3. Organizare Dosare

Dosar Client [Nume]
├── Certificat Non-PEP / Raport PEP (din PEPCheck)
├── Documente identificare (CI, pașaport)
├── Documente justificative surse fonduri (dacă PEP)
├── Aprobare conducere (dacă PEP)
├── Monitorizare tranzacții
└── Verificări periodice (actualizări 6-12 luni)

5 Gestionarea Riscurilor

5.1. Clasificare Risc

Nivel Risc	Criterii	Frecvență Verificare
SCĂZUT	Non-PEP, țară UE, tranzacții mici	12-24 luni
MEDIU	Non-PEP, tranzacții frecvente/mari	6-12 luni
RIDICAT	PEP, țări risc, tranzacții complexe	3-6 luni

5.2. Factori de Risc Suplimentari

Țări cu risc ridicat: Liste FATF, embargouri internaționale
Structuri opace: Societăți offshore, trust-uri complexe
Tranzacții neobișnuite: Sume disproporționate față de profil
Reticență la furnizare informații: Refuz documentație
Schimbări comportamentale: Modificări bruște în pattern-uri

5.3. Red Flags (Semnale de Alarmă)

Raportați imediat la autoritățile competente dacă:

Client refuză verificarea PEP
Documente false sau contradictorii
Surse de fonduri neclare sau suspecte
Tranzacții fără scop economic aparent
Presiuni pentru urgentare sau evitare proceduri
Legături cu persoane/entități sancționate

Nu așteptați certitudini - raportați suspiciunile!

6 Conformitate și Audit

6.1. Pregătire pentru Audit

Proceduri scrise: Documentați procesele interne de verificare PEP
Training echipă: Asigurați-vă că toți utilizatorii înțeleg procesul
Istoric complet: Toate verificările trebuie accesibile
Justificare decizii: Explicați de ce ați acceptat/respins clienți PEP
Actualizări regulate: Dovediți că reverificați periodic

6.2. Raportare către autoritățile competente

Tranzacții suspecte: Raportare OBLIGATORIE, indiferent de sumă
Termenul: Cât mai curând posibil, nu mai târziu de 3 zile lucrătoare
Formular: Disponibil pe site-ul autorității competente
Confidențialitate: NU informați clientul despre raportare
Protecție: Sunteți protejat legal pentru raportările de bună-credință

6.3. Sancțiuni pentru Nerespectare

Conform Legii 129/2019, amenzile pot fi:

Persoane juridice: 50.000 - 5.000.000 RON sau 10% din cifra de afaceri
Persoane fizice: 10.000 - 100.000 RON
Sancțiuni complementare: Suspendare activitate, retragere autorizație

7 Sfaturi Practice

7.1. Eficiență Operațională

Verificați PEP cât mai devreme în procesul de onboarding
Creați template-uri pentru documentarea standard
Folosiți reminder-e pentru reverificările periodice
Centralizați toate verificările în PEPCheck pentru audit trail
Exportați lunar rapoartele pentru arhivare externă

7.2. Comunicare cu Clienții

Transparență: Explicați clientului de ce verificați (obligație legală)
Profesionalism: PEP nu înseamnă persoană rea, ci risc crescut
Confidențialitate: Nu dezvăluiți detalii despre alte verificări
Empatie: Înțelegeți că unii clienți pot percepe procesul ca intruziv

7.3. Situații Complexe

Ce faceți când:

Nume foarte comun? → Adăugați date suplimentare (dată naștere obligatoriu)
Client refuză date suplimentare? → Explicați obligația legală sau refuzați relația
PEP "minor" (funcție mică)? → Tot trebuie EDD, legea nu diferențiază
Ex-PEP (a renunțat la funcție)? → Măsuri EDD timp de 12 luni după
Membru familie PEP? → Soț/soție, copii, părinți = EDD obligatoriu
Persoană apropiată PEP? → Asociați/parteneri cunoscuți = EDD recomandat

În toate cazurile: Documentați raționamentul!

Checklist Verificare Completă

☐ Am colectat datele complete ale clientului
☐ Am efectuat verificarea PEP în PEPCheck
☐ Am analizat rezultatele și scorurile
☐ Am generat și salvat raportul/certificatul
☐ Am aplicat măsurile corespunzătoare (CDD sau EDD)
☐ Am obținut aprobarea conducerii (dacă PEP)
☐ Am documentat toate deciziile
☐ Am arhivat documentația în dosarul clientului
☐ Am stabilit data următoarei reverificări
☐ Am informat echipa relevantă

Ultimele Recomandări

Formați-vă echipa regulat în AML/CFT și verificare PEP
Actualizați procedurile când se modifică legislația
Nu vă bazați doar pe tehnologie - judecata umană rămâne esențială
Colaborați cu autoritățile - raportați suspiciunile fără teamă
Protejați-vă organizația - conformitatea previne sancțiuni și daune reputaționale