Bune practici de verificare
Ce verifici, cum introduci datele, cum citești rezultatul și ce păstrezi pentru control.
Pe pagină
Bune Practici de Utilizare
Ghid pentru Verificări Eficiente și Conforme cu Legea 129/2019
Acest ghid vă ajută să maximizați acuratețea verificărilor PEP și să respectați cerințele Legii 129/2019 privind prevenirea spălării banilor.
1 Când să Efectuați Verificări PEP
1.1. Verificări Obligatorii
Conform Legii 129/2019, verificarea PEP este obligatorie în următoarele situații:
- Inițierea relației de afaceri - înainte de a începe colaborarea cu un nou client
- Tranzacții ocasionale ≥ 15.000 EUR - pentru tranzacții unice peste acest prag
- Suspiciuni de spălare de bani - indiferent de sumă sau frecvență
- Îndoieli privind datele anterioare - când informațiile existente par incomplete sau neclare
- Identificare beneficiar real - pentru entități juridice, verificați persoanele fizice din spate
1.2. Verificări Recomandate
- Înainte de promoții interne - la angajarea în funcții cheie
- Periodic (6-12 luni) - pentru clienți cu profil de risc ridicat
- La schimbări importante - modificare acționariat, funcții publice noi
- Tranzacții neobișnuite - când comportamentul clientului se modifică semnificativ
1.3. Când NU este Necesar (Excepții)
- Instituții de credit din UE (reglementate)
- Entități publice din statele UE
- Societăți cotate la bursă din UE
- Important: Chiar și în aceste cazuri, păstrați documentație
2 Cum să Efectuați Căutări Precise
2.1. Date Minime Necesare
Obligatoriu:
- Nume complet - exact cum apare în documentul de identitate
Opțional dar FOARTE recomandat pentru precizie:
- Dată naștere - reduce semnificativ false positives pentru nume comune
- Naționalitate - ajută la identificarea corectă
- Țara de rezidență - context geografic important
Exemplu Practic
Căutare vagă: "Ion Popescu" → 2,500+ rezultate posibile
Căutare precisă: "Ion Popescu" + data naștere "15.03.1975" + România → 5-10 rezultate relevante
Concluzie: Cu cât mai multe date, cu atât mai precisă verificarea!
2.2. Formatare Corectă a Numelor
| Corect | Incorect |
|---|---|
| Ion Popescu | POPESCU ION, popescu ion |
| Maria-Elena Ionescu | Maria Elena, M.E. Ionescu |
| José García López | Jose Garcia Lopez (fără diacritice) |
| ABC Industries SRL | ABC IND., abc industries srl |
2.3. Pentru Companii și Entități
- Folosiți denumirea oficială completă din Registrul Comerțului
- Includeți forma juridică (SRL, SA, etc.)
- Verificați și beneficiarii reali - persoanele fizice cu >25% acționariat sau control
- Pentru ONG-uri: verificați conducătorii și fondatorii
3 Interpretarea Rezultatelor
3.1. Rezultat NEGATIV
Semnificație: Persoana NU este PEP sau sancționată în bazele verificate
Ce faceți:
- Aplicați măsuri CDD standard (diligență obișnuită)
- Generați și arhivați Certificatul Non-PEP
- Documentați verificarea în dosarul clientului
- Refaceți verificarea după 6-12 luni sau la schimbări importante
Atenție: Un rezultat negativ NU înseamnă că persoana este "curată" 100%, ci doar că nu apare în bazele verificate la momentul căutării.
3.2. Rezultat POZITIV
Semnificație: Persoana ESTE PEP sau apare pe liste de sancțiuni
Ce faceți OBLIGATORIU:
- Aplicați măsuri EDD (diligență sporită)
- Verificări suplimentare ale surselor de fonduri
- Documentație sporită despre originea averii
- Clarificarea scopului și naturii relației de afaceri
- Obțineți aprobarea conducerii superioare
- Pentru inițierea relației: aprobare înainte
- Pentru relații existente: aprobare pentru continuare
- Documentați decizia în scris
- Monitorizare intensificată continuă
- Verificare periodică (minim 6 luni)
- Analiză detaliată a tranzacțiilor
- Raportare suspiciuni la autoritățile competente
ATENȚIE: Refuzul aplicării EDD poate atrage sancțiuni conform Legii 129/2019.
3.3. Rezultat PARȚIAL
Semnificație: Există match-uri posibile dar nesigure (scor similaritate <90%)
Ce faceți:
- Analizați fiecare match individual: Comparați datele: dată naștere, naționalitate, funcții
- Luați o decizie informată: Dacă există îndoieli serioase → tratați ca POZITIV
- Documentați procesul decizional: Notați de ce ați considerat sau nu match-ul relevant
Regula de aur: În caz de îndoială, aplicați măsuri EDD pentru siguranță!
3.4. Scoruri de Similaritate
| Scor | Interpretare | Acțiune Recomandată |
|---|---|---|
| 95-100 | Match aproape sigur | Tratați ca POZITIV |
| 85-94 | Match foarte probabil | Verificați detalii, probabil POZITIV |
| 70-84 | Match posibil | Analiză detaliată necesară |
| <70 | Match improbabil | Probabil fals pozitiv, dar verificați |
4 Documentare și Arhivare
4.1. Ce Trebuie Documentat
- Toate verificările efectuate - chiar dacă sunt negative
- Data și ora verificării - PEPCheck o înregistrează automat
- Persoana care a efectuat verificarea - audit trail complet
- Rezultatul și interpretarea - certificat sau raport
- Decizii luate - aprobare/respingere relație, măsuri aplicate
- Verificări periodice ulterioare - istoric complet
4.2. Perioada de Păstrare
- Minimum 5 ani de la încheierea relației (Legea 129/2019)
- 10 ani pentru documentele fiscale
- Păstrați în format securizat, accesibil pentru audit
- PEPCheck păstrează automat istoricul căutărilor 5 ani
4.3. Organizare Dosare
Dosar Client [Nume]
├── Certificat Non-PEP / Raport PEP (din PEPCheck)
├── Documente identificare (CI, pașaport)
├── Documente justificative surse fonduri (dacă PEP)
├── Aprobare conducere (dacă PEP)
├── Monitorizare tranzacții
└── Verificări periodice (actualizări 6-12 luni)
5 Gestionarea Riscurilor
5.1. Clasificare Risc
| Nivel Risc | Criterii | Frecvență Verificare |
|---|---|---|
| SCĂZUT | Non-PEP, țară UE, tranzacții mici | 12-24 luni |
| MEDIU | Non-PEP, tranzacții frecvente/mari | 6-12 luni |
| RIDICAT | PEP, țări risc, tranzacții complexe | 3-6 luni |
5.2. Factori de Risc Suplimentari
- Țări cu risc ridicat: Liste FATF, embargouri internaționale
- Structuri opace: Societăți offshore, trust-uri complexe
- Tranzacții neobișnuite: Sume disproporționate față de profil
- Reticență la furnizare informații: Refuz documentație
- Schimbări comportamentale: Modificări bruște în pattern-uri
5.3. Red Flags (Semnale de Alarmă)
Raportați imediat la autoritățile competente dacă:
- Client refuză verificarea PEP
- Documente false sau contradictorii
- Surse de fonduri neclare sau suspecte
- Tranzacții fără scop economic aparent
- Presiuni pentru urgentare sau evitare proceduri
- Legături cu persoane/entități sancționate
Nu așteptați certitudini - raportați suspiciunile!
6 Conformitate și Audit
6.1. Pregătire pentru Audit
- Proceduri scrise: Documentați procesele interne de verificare PEP
- Training echipă: Asigurați-vă că toți utilizatorii înțeleg procesul
- Istoric complet: Toate verificările trebuie accesibile
- Justificare decizii: Explicați de ce ați acceptat/respins clienți PEP
- Actualizări regulate: Dovediți că reverificați periodic
6.2. Raportare către autoritățile competente
- Tranzacții suspecte: Raportare OBLIGATORIE, indiferent de sumă
- Termenul: Cât mai curând posibil, nu mai târziu de 3 zile lucrătoare
- Formular: Disponibil pe site-ul autorității competente
- Confidențialitate: NU informați clientul despre raportare
- Protecție: Sunteți protejat legal pentru raportările de bună-credință
6.3. Sancțiuni pentru Nerespectare
Conform Legii 129/2019, amenzile pot fi:
- Persoane juridice: 50.000 - 5.000.000 RON sau 10% din cifra de afaceri
- Persoane fizice: 10.000 - 100.000 RON
- Sancțiuni complementare: Suspendare activitate, retragere autorizație
6.4. Surse de date
La control vi se poate cere să arătați pe ce surse s-a bazat verificarea. PepCheck folosește registre publice oficiale și două baze de date de screening, OpenSanctions și Dilisense, numite în fiecare raport:
Sanctions and PEP
Open collection of more than 470 public sources: sanctions, politically exposed persons, wanted lists, updated daily. Sources covered
Sanctions and PEP
Sanctions, PEP and watchlist database with more than 10,000 sources, Dilisense GmbH, Switzerland. Sources covered
Company data
ANAFONRCMinistry of Financeportal.just.roSEAP
Official Romanian registers, read at the time of each check: tax status, Trade Register, financial statements, court files, public contracts.
7 Sfaturi Practice
7.1. Eficiență Operațională
- Verificați PEP cât mai devreme în procesul de onboarding
- Creați template-uri pentru documentarea standard
- Folosiți reminder-e pentru reverificările periodice
- Centralizați toate verificările în PEPCheck pentru audit trail
- Exportați lunar rapoartele pentru arhivare externă
7.2. Comunicare cu Clienții
- Transparență: Explicați clientului de ce verificați (obligație legală)
- Profesionalism: PEP nu înseamnă persoană rea, ci risc crescut
- Confidențialitate: Nu dezvăluiți detalii despre alte verificări
- Empatie: Înțelegeți că unii clienți pot percepe procesul ca intruziv
7.3. Situații Complexe
Ce faceți când:
- Nume foarte comun? → Adăugați date suplimentare (dată naștere obligatoriu)
- Client refuză date suplimentare? → Explicați obligația legală sau refuzați relația
- PEP "minor" (funcție mică)? → Tot trebuie EDD, legea nu diferențiază
- Ex-PEP (a renunțat la funcție)? → Măsuri EDD timp de 12 luni după
- Membru familie PEP? → Soț/soție, copii, părinți = EDD obligatoriu
- Persoană apropiată PEP? → Asociați/parteneri cunoscuți = EDD recomandat
În toate cazurile: Documentați raționamentul!
Checklist Verificare Completă
- ☐ Am colectat datele complete ale clientului
- ☐ Am efectuat verificarea PEP în PEPCheck
- ☐ Am analizat rezultatele și scorurile
- ☐ Am generat și salvat raportul/certificatul
- ☐ Am aplicat măsurile corespunzătoare (CDD sau EDD)
- ☐ Am obținut aprobarea conducerii (dacă PEP)
- ☐ Am documentat toate deciziile
- ☐ Am arhivat documentația în dosarul clientului
- ☐ Am stabilit data următoarei reverificări
- ☐ Am informat echipa relevantă
Ultimele Recomandări
- Formați-vă echipa regulat în AML/CFT și verificare PEP
- Actualizați procedurile când se modifică legislația
- Nu vă bazați doar pe tehnologie - judecata umană rămâne esențială
- Colaborați cu autoritățile - raportați suspiciunile fără teamă
- Protejați-vă organizația - conformitatea previne sancțiuni și daune reputaționale