Contabilii sunt obligați să facă verificări PEP? Analiză conform Legii 129/2019

Statutul experților contabili și al firmelor de contabilitate în cadrul AML

Conform Legii nr. 129/2019 privind prevenirea și combaterea spălării banilor și finanțării terorismului, experții contabili, contabilii autorizați și societățile de contabilitate pot avea calitatea de entități raportoare.

Art. 5 alin. (1) lit. e) din Legea 129/2019 prevede că sunt entități raportoare:

„auditorii, experții contabili și contabilii autorizați, cenzorii, persoanele care acordă consultanță fiscală, financiară, de afaceri sau contabilă"

Această prevedere transpune în dreptul intern art. 2 alin. (1) pct. 3 lit. (a) din Directiva (UE) 2015/849 (AMLD4), care include explicit „auditorii, contabilii externi și consilierii fiscali" în lista entităților obligate.

Când trebuie un contabil să facă verificare PEP?

Verificarea statutului de persoană expusă politic (PEP) face parte din măsurile de cunoaștere a clientelei (CDD — Customer Due Diligence), reglementate de art. 11-14 din Legea 129/2019.

Conform art. 13 și art. 17 din lege, entitățile raportoare trebuie să:

1. Identifice clientul și beneficiarul real — cu documente de identitate și verificări ONRC
2. Determine dacă persoana este PEP — prin screening în baze de date specializate
3. Aplice măsuri suplimentare (EDD) în cazul identificării unui PEP
4. Monitorizeze continuu relația de afaceri pe toată durata acesteia

Situații concrete în care obligația intervine

Pentru firmele de contabilitate, verificarea PEP este necesară în special când:

• Asistă la constituirea sau administrarea unei societăți — înregistrare firmă, modificări act constitutiv, numire administrator
• Gestionează fonduri sau active pentru client — operarea conturilor, încasări/plăți în numele clientului
• Participă la deschiderea de conturi bancare — în calitate de împuternicit sau consultant
• Oferă consultanță privind structuri societare — fuziuni, divizări, reorganizări, tranzacții complexe
• Acordă consultanță fiscală sau financiară — planificare fiscală, optimizare, tranzacții semnificative

Pentru o înțelegere completă a definiției PEP, consultați: Ce este o persoană expusă politic (PEP)?

Ce presupune verificarea PEP în practică pentru un expert contabil?

Din perspectivă operațională, verificarea PEP presupune un proces structurat în 4 pași:

Pasul 1: Identificarea formală

Colectarea datelor de identificare ale clientului (persoană fizică sau juridică) și ale beneficiarului real. Pentru persoane juridice, aceasta include identificarea persoanelor fizice care dețin controlul efectiv (participație > 25% sau alt mecanism de control).

Pasul 2: Screening PEP

Interogarea unor baze de date specializate pentru determinarea statutului PEP. Verificarea trebuie să acopere:

• Clientul direct (persoană fizică sau reprezentantul legal al persoanei juridice)
• Beneficiarul real
• Membrii familiei — soț/soție, copii, părinți
• Persoane cunoscute ca asociați apropiați

Pasul 3: Evaluarea riscului

Dacă screening-ul identifică un PEP, se evaluează nivelul de risc ținând cont de: funcția deținută, jurisdicția, natura serviciilor solicitate, volumul tranzacțiilor și complexitatea structurii corporative.

Pasul 4: Aplicarea EDD (Due Diligence Consolidată)

Conform art. 17 din Legea 129/2019, măsurile suplimentare includ:

• Aprobarea relației de către conducerea firmei — decizie documentată, semnată și datată
• Identificarea sursei fondurilor — documente justificative (adeverințe venit, contracte, declarații de avere)
• Stabilirea sursei averii — pentru PEP cu patrimoniu semnificativ
• Monitorizare continuă și documentare riguroasă — revizuire periodică, note de monitorizare

Detalii complete despre EDD: Due Diligence Consolidată — Când și cum să o aplici.

Obligația este absolută sau proporțională?

Legea 129/2019 aplică principiul abordării bazate pe risc (Risk-Based Approach), consacrat de Recomandarea FATF nr. 1 și preluat de Directiva europeană.

Aceasta înseamnă că:

• Nu toate relațiile prezintă același nivel de risc — o firmă de contabilitate care doar depune declarații are un profil diferit de una care acordă consultanță la fuziuni
• Intensitatea verificării trebuie adaptată profilului clientului și naturii serviciilor prestate
• Documentarea procesului este esențială — chiar dacă riscul este evaluat ca scăzut, decizia și analiza trebuie consemnate

Normele Sectoriale CECCAR — Obligații explicite

Începând cu 20 ianuarie 2023, Corpul Experților Contabili și Contabililor Autorizați din România (CECCAR) a publicat Normele Sectoriale privind aplicarea Legii 129/2019, aprobate prin Hotărârea nr. 23/701/2023 și publicate în Monitorul Oficial nr. 56 din 20.01.2023.

Aceste norme elimină orice ambiguitate: contabilii membri CECCAR au obligații AML concrete. Principalele cerințe:

1. Evaluarea și gestionarea riscurilor — identificarea, evaluarea și înțelegerea riscurilor de spălare a banilor/finanțare a terorismului specifice activității
2. Politici interne — proceduri scrise pentru CDD, evaluarea riscului, instruirea personalului, monitorizarea tranzacțiilor și raportare
3. Desemnarea unui responsabil AML — persoană cu acces direct la datele relevante, care coordonează conformitatea
4. Instruirea anuală a personalului — minimum o dată pe an, acoperind obligațiile legale, identificarea clienților și detectarea tranzacțiilor suspecte
5. Cunoașterea clientelei (CDD) — colectarea informațiilor de identificare înainte de stabilirea relației de afaceri
6. Raportarea tranzacțiilor suspecte — către ONPCSB
7. Păstrarea documentației — pe perioadele prevăzute de lege (minimum 5 ani)

Ce riscuri există pentru firmele de contabilitate care nu aplică verificarea PEP?

Nerespectarea obligațiilor AML atrage consecințe pe multiple planuri, conform art. 43-45 din Legea 129/2019:

Sancțiuni contravenționale

• Persoane fizice (expert contabil PFA): avertisment sau amendă de la 10.000 lei la 150.000 lei, în funcție de gravitatea încălcării
• Persoane juridice (firme de contabilitate): aceleași limite de bază, plus până la 10% din cifra de afaceri din anul anterior
• Încălcări grave, repetate sau sistematice: amendă suplimentară de până la 5.000.000 lei pentru persoane juridice

Sancțiuni complementare (art. 44)

• Suspendarea autorizației — de la 1 la 6 luni
• Retragerea autorizației — temporar sau definitiv
• Publicarea sancțiunii — pe site-ul autorității (naming & shaming), cu impact reputațional major
• Ordin de remediere cu termen
• Interdicția temporară de a ocupa funcții de conducere

Alte consecințe

• Risc reputațional — publicarea sancțiunii afectează relația cu clienții și partenerii
• Control aprofundat ulterior — o primă sancțiune generează atenție sporită din partea autorităților
• Consecințe disciplinare CECCAR — posibile sancțiuni profesionale suplimentare
• Răspundere penală — în cazuri grave, dacă neconformitatea a facilitat efectiv spălarea banilor (art. 49 din Legea 129/2019)

Diferența față de instituțiile financiare

E important de înțeles: obligația de bază există, dar intensitatea diferă.

Ce fac băncile și IFN-urile

• Monitorizare tranzacțională continuă, automatizată
• Sisteme complexe de detecție a tranzacțiilor suspecte (reguli, scenarii, AI)
• Echipe dedicate de conformitate (10-50+ persoane)
• Screening zilnic/săptămânal al întregii baze de clienți

Ce trebuie să facă firmele de contabilitate

• Identificare inițială — la stabilirea relației de afaceri, cu documente
• Verificare PEP la onboarding — screening în baze de date sau surse publice
• Re-verificare periodică — anual sau la evenimente relevante (schimbare structură, tranzacție atipică)
• Monitorizare proporțională cu riscul — nu e nevoie de sisteme complexe, ci de un proces documentat

Cum poate o firmă de contabilitate să implementeze corect verificarea PEP?

Implementarea practică nu trebuie să fie complicată. Iată ce recomandăm:

1. Adoptă o procedură AML internă

Un document de 5-10 pagini care descrie: cine face verificarea, când, cum, ce documente se colectează, cum se documentează rezultatul. CECCAR oferă modele orientative prin Normele Sectoriale.

2. Integrează un mecanism de screening PEP

Opțiuni în funcție de dimensiune:

• Portofoliu mic (sub 30 clienți) — verificare prin platformă online la onboarding + anual
• Portofoliu mediu (30-200 clienți) — platformă cu verificări batch și rapoarte automate
• Portofoliu mare (200+ clienți) — integrare API pentru screening automat

3. Păstrează dovada screening-ului

Pentru fiecare client: raport PDF cu data verificării, sursa datelor și rezultatul. Acest document este prima cerință la un control.

4. Stabilește o politică de re-verificare

• Re-screening anual pentru clienți cu risc standard
• Re-screening semestrial pentru clienți cu risc ridicat
• Re-screening la eveniment: schimbare asociat, tranzacție neobișnuită, informații din presă

5. Instruiește personalul

Conform Normelor CECCAR: minimum o sesiune de instruire pe an, cu documentarea prezenței și a conținutului. Subiectele obligatorii: obligații legale, identificarea clienților, recunoașterea tranzacțiilor suspecte.

Pentru pregătirea completă a dosarelor în vederea unui control: Cum să pregătești dosarul pentru controlul AML.

Ce se schimbă din 2027: Regulamentul european AML (AMLR)

Începând cu 10 iulie 2027, intră în aplicare Regulamentul (UE) 2024/1624 (Anti-Money Laundering Regulation — AMLR), adoptat în mai 2024.

Spre deosebire de directive (care necesită transpunere națională), regulamentul este direct aplicabil în toate statele membre UE. Principalele schimbări pentru contabili:

• Reguli uniforme la nivel european — aceleași obligații CDD/EDD în toate țările UE, fără diferențe de transpunere
• Obligații consolidate de CDD — cerințe mai detaliate privind verificarea beneficiarului real și transparența proprietății
• Sancțiuni financiare vizate — obligații explicite de screening împotriva listelor de sancțiuni (nu doar PEP)
• Raportare activități suspecte — cerințe mai stricte de detectare și raportare
• Păstrarea documentelor — standarde europene uniforme de retenție

De asemenea, se înființează AMLA (Anti-Money Laundering Authority) cu sediul la Frankfurt, prin Regulamentul (UE) 2024/1620, care va supraveghea direct cele mai mari entități raportoare și va coordona supravegherea la nivel european.

Întrebări frecvente (FAQ)

Un contabil care doar depune declarații fiscale trebuie să verifice PEP?

Depinde de contextul relației. Dacă firma de contabilitate are o relație de afaceri stabilă cu clientul (contract de prestări servicii pe durată nedeterminată), Normele Sectoriale CECCAR impun aplicarea măsurilor CDD, inclusiv verificarea PEP, chiar și pentru activitatea de ținere a evidenței contabile. Cheia este existența relației de afaceri, nu complexitatea serviciului prestat.

De câți clienți am nevoie ca să fiu obligat să am procedură AML?

Nu există un prag minim de clienți. Din momentul în care un expert contabil sau o firmă de contabilitate prestează servicii profesionale și intră sub incidența art. 5 lit. e) din Legea 129/2019, trebuie să aibă procedură AML. Normele CECCAR se aplică tuturor membrilor, indiferent de dimensiunea portofoliului.

Ce fac dacă un client refuză să furnizeze documentele de identificare?

Conform art. 14 alin. (3) din Legea 129/2019, dacă nu se pot aplica măsurile de cunoaștere a clientelei, entitatea raportoare nu stabilește relația de afaceri sau, dacă aceasta există deja, o încetează. În plus, trebuie să evalueze dacă situația justifică transmiterea unui raport de tranzacție suspectă către ONPCSB.

Cât costă implementarea verificării PEP pentru o firmă mică de contabilitate?

Costul depinde de metoda aleasă. O platformă online de verificare PEP poate costa de la câțiva lei per verificare, ceea ce pentru o firmă cu 20-50 de clienți înseamnă un cost anual neglijabil comparativ cu riscul unei amenzi de 10.000-150.000 lei. Investiția principală este în timp: redactarea procedurii interne (câteva ore) și efectuarea verificărilor (câteva minute per client).

CECCAR controlează respectarea obligațiilor AML?

CECCAR are atribuții de supraveghere a membrilor în privința respectării Normelor Sectoriale. În plus, ONPCSB (Oficiul Național de Prevenire și Combatere a Spălării Banilor) are competența de a controla orice entitate raportoare, inclusiv firmele de contabilitate. Controalele pot fi tematice sau inopinate.

Concluzie

Da, contabilii pot fi obligați să efectueze verificări PEP conform Legii 129/2019, atunci când activitatea lor intră în sfera prevăzută la art. 5 alin. (1) lit. e). Normele Sectoriale CECCAR din ianuarie 2023 confirmă și detaliază aceste obligații pentru toți profesioniștii contabili membri ai Corpului.

Implementarea unei proceduri clare și a unui mecanism eficient de verificare PEP nu este doar o obligație legală — este o măsură de protecție juridică și profesională care reduce riscul de sancțiuni, protejează reputația firmei și demonstrează profesionalism față de clienți.