Declarația PEP a clientului: ce este, când o ceri, ce nu rezolvă, și un model de text

Aproape toate entitățile raportoare din România au în dosarul clientului un formular intitulat „Declarație privind calitatea de persoană expusă public”. Puține știu că legea nu-l cere ca atare, că nu înlocuiește verificarea și că, scris prost, lasă afară exact categoriile care contează. Articolul explică rolul declarației, dă un model complet și spune ce faci cu ea.

Ce este și ce nu este

Declarația PEP e un document pe propria răspundere în care clientul spune dacă el, un membru al familiei lui sau un asociat apropiat ocupă ori a ocupat în ultimele 12 luni o funcție publică importantă. Este: o sursă de informații, o probă de diligență și, dacă e falsă, temei pentru răspunderea clientului. Nu este: o verificare. Legea nr. 129/2019 nu menționează o „declarație PEP”; cere entității raportoare să aibă proceduri prin care să stabilească ea însăși calitatea de PEP.

Ce cere legea de fapt

• Art. 17 alin. (1) lit. c): măsuri suplimentare obligatorii pentru persoanele expuse public, inclusiv 12 luni după încetarea funcției, și pentru clienții ai căror beneficiari reali sunt PEP.
• Art. 17 alin. (10): aceleași măsuri pentru membrii de familie și asociații apropiați.
• Art. 11 alin. (7): sarcina probei e a entității raportoare; trebuie să demonstreze că măsurile sunt adecvate riscului.
• Ghidul ONPCSB din 2025: entitățile „trebuie să dispună de sisteme adecvate de gestionare a riscurilor, inclusiv de proceduri bazate pe evaluarea riscurilor, pentru a stabili dacă un client sau beneficiarul real al unui client este o persoană expusă public”, consultând listele de funcții, bazele de date comerciale și sursele deschise.

Concluzia: declarația e utilă ca parte a procedurii, mai ales pentru familie și asociați, pe care nicio bază de date nu-i acoperă complet. Dar la control, întrebarea nu va fi „aveți declarația?”, ci „ce ați verificat și unde e documentul?”.

Când o ceri

1. La stabilirea relației de afaceri, odată cu documentele de identificare (art. 13 alin. 1 lit. a).
2. La tranzacțiile ocazionale peste praguri: 15.000 de euro în general, 10.000 în numerar la comercianți, 2.000 la jocuri de noroc (art. 13).
3. La actualizarea periodică a dosarului, cel puțin anual la clienții cu risc ridicat, și ori de câte ori apare un indiciu (o știre, o funcție nouă, o tranzacție neobișnuită).
4. Pentru persoanele juridice: de la reprezentantul legal, cu privire la beneficiarii reali, nu doar la el.

Ce trebuie să conțină

Un formular care întreabă doar „Sunteți persoană expusă public? Da/Nu” ratează trei sferturi din definiție. Declarația trebuie să acopere:

• clientul însuși: funcția publică importantă ocupată în prezent sau în ultimele 12 luni, cu denumirea funcției și instituția;
• membrii familiei (art. 3 alin. 4): soț, concubin sau partener, copii și partenerii lor, părinți, cu aceeași întrebare;
• asociații apropiați (art. 3 alin. 5): beneficiar real împreună cu un PEP, relație de afaceri strânsă cu un PEP, entitate înființată în beneficiul unui PEP;
• beneficiarul real, pentru clienții persoane juridice;
• lista funcțiilor din art. 3 alin. (2), anexată sau reprodusă, ca să nu lași definiția la aprecierea clientului;
• angajamentul de actualizare: clientul anunță schimbările;
• mențiunea privind falsul în declarații (art. 326 din Codul penal) și informarea privind prelucrarea datelor.

Model de declarație

Modelul e un punct de plecare; adaptează-l la normele tale interne și, dacă ai un supraveghetor sectorial (BNR, ASF, ONJN) sau un organism profesional, la cerințele lui.

Ce faci după ce o primești

1. Verifici, indiferent de răspuns: nume, data nașterii, cetățenie, într-o bază de date PEP și de sancțiuni. Dacă clientul a bifat „NU” și verificarea îl găsește ca fost deputat, ai un client PEP și o declarație falsă; ambele contează.
2. Dacă e PEP, familie sau asociat: aplici cele trei măsuri de la art. 17 alin. (9), aprobarea conducerii, sursa averii și a fondurilor, monitorizare sporită.
3. Arhivezi declarația împreună cu raportul de verificare, 5 ani de la încetarea relației (art. 21).
4. Reînnoiești la actualizarea periodică.

Pentru verificare, contul gratuit PepCheck emite trei certificate pe lună, cu sursele consultate numite pe document; e perechea naturală a declarației în dosar.

Greșeli frecvente

• Doar „Da/Nu”, fără familie, asociați și beneficiar real.
• Fără cele 12 luni: un ministru ieșit din funcție luna trecută răspunde onest „nu ocup” și rămâne PEP.
• Fără lista funcțiilor: clientul nu are cum să știe că un consiliu de administrație la o companie de stat îl face PEP.
• Declarația în locul verificării: cea mai costisitoare la control.
• Declarația nedatată sau neînsoțită de actul de identitate.