Monitorizarea partenerilor și furnizorilor: ce se schimbă după semnarea contractului și cum afli la timp

Verificarea unui client sau a unui furnizor la primul contract arată cum stătea firma în ziua aceea. Peste opt luni, aceeași firmă poate fi inactivă fiscal, în insolvență sau condusă de alți oameni, fără să te anunțe nimeni. Monitorizarea înseamnă să afli aceste schimbări înainte de următoarea factură sau plată.

De ce o verificare la semnare nu ajunge

• Starea fiscală se schimbă de pe o zi pe alta. Decizia de declarare a inactivității produce efecte față de terți din ziua următoare înscrierii în registrul ANAF (Codul de procedură fiscală, art. 92 alin. (13)). De atunci, ce cumperi de la acea firmă nu mai e deductibil, nici cheltuiala, nici TVA-ul (Codul fiscal, art. 11 alin. (7)).
• Insolvența se publică zilnic. După deschiderea procedurii, ai un termen pentru a-ți declara creanța, stabilit de judecător și publicat în Buletinul procedurilor de insolvență. Dacă afli prea târziu, îți poți pierde dreptul de a participa la distribuirea banilor.
• Bilanțul se schimbă o dată pe an. Firmele depun situațiile financiare până la 31 mai (Legea 82/1991, art. 36). Un partener profitabil în 2024 poate avea capitaluri proprii negative în 2025.
• Oamenii se schimbă. Un administrator nou, un asociat nou sau un beneficiar real nou pot schimba complet profilul de risc al firmei.

Atenție din noiembrie 2026: bilanțul nedepus

Din 1 ianuarie 2026, ANAF poate declara inactivă o firmă care nu și-a depus situațiile financiare anuale în 5 luni de la termenul legal (Codul de procedură fiscală, art. 92 alin. (1^2) lit. b), introdus prin Legea 239/2025). Termenul pentru bilanțul pe 2025 a fost 31 mai 2026, deci firmele care nu l-au depus până la sfârșitul lui octombrie 2026 pot fi declarate inactive de acum înainte. Același articol mai adaugă un motiv nou: firma nu are cont de plăți deschis în România.

Legea merge mai departe. O firmă care nu e reactivată în cel mult un an de la declararea inactivității e trimisă de ANAF spre dizolvare (art. 92 alin. (4^1)-(4^2)). Pentru partenerii mici și mijlocii, toamna lui 2026 e un moment bun pentru o reverificare a întregului portofoliu.

Ce urmărești, de unde și cât de des se schimbă

• Inactivitatea fiscală, codul de TVA, TVA la încasare: din registrele ANAF, publice. Se pot schimba în orice zi. Inactivitatea înseamnă cheltuieli și TVA nedeductibile, iar codul de TVA se anulează.
• Starea juridică (funcțiune, dizolvare, lichidare, radiere, suspendare): din registrul comerțului, gratuit. Actele se publică în Buletinul electronic al registrului comerțului în 3 zile lucrătoare (Legea 265/2022, art. 15). ONRC anunță acolo, cu cel puțin 60 de zile înainte, firmele pentru care va cere dizolvarea (Legea 31/1990, art. 237).
• Insolvența și falimentul: din Buletinul procedurilor de insolvență, publicat zilnic de ONRC. Un client în insolvență nu-ți mai plătește facturile vechi decât prin procedură.
• Administratorii și asociații: din registrul comerțului. O schimbare bruscă, mai ales înaintea unei comenzi mari, merită o întrebare.
• Bilanțul (cifra de afaceri, profitul, capitalurile proprii, datoriile, angajații): de la Ministerul Finanțelor, anual, după 31 mai. Urmărești scăderea cifrei de afaceri, trecerea pe pierdere și capitalurile proprii negative.
• Datoriile la buget: din lista ANAF a debitorilor, publicată trimestrial (Codul de procedură fiscală, art. 162). Datoriile vechi și mari anunță popriri pe conturi.
• Litigiile noi: de pe portal.just.ro, oricând. Urmărești cererile de insolvență ale creditorilor, executările și litigiile cu ANAF.

Persoanele: sancțiuni și PEP

Listele de sancțiuni se actualizează des. UE adoptă pachete noi de sancțiuni împotriva Rusiei de mai multe ori pe an, iar listele ONU, OFAC și ale Regatului Unit se modifică frecvent. Un administrator sau un beneficiar real verificat la semnare poate apărea pe o listă câteva luni mai târziu. La fel, o persoană poate deveni expusă politic după alegeri sau după o numire. Persoanele-cheie ale partenerilor importanți (administratori, asociați majoritari, beneficiari reali) se reverifică periodic, la fel ca firmele.

Cât de des reverifici fiecare partener

Legea nu stabilește o frecvență pentru partenerii comerciali. O regulă practică, după risc:

• Parteneri critici (furnizori unici, clienți cu credit mare, plăți în avans): monitorizare automată, plus o verificare manuală înaintea fiecărei plăți sau livrări importante.
• Parteneri obișnuiți cu relație continuă: monitorizare lunară.
• Parteneri ocazionali: verificare înaintea fiecărei tranzacții, fără monitorizare.

Pentru clienții entităților raportoare, frecvența rezultă din evaluarea de risc a clientului (vezi secțiunea de mai jos).

Ce faci când primești o alertă

• Partenerul a devenit inactiv fiscal: oprești facturarea și plățile noi și verifici data înscrierii în registru față de datele facturilor primite. Discuți cu contabilul despre deductibilitate. Dacă firma e reactivată, dreptul de deducere se recuperează în condițiile art. 11 alin. (7) din Codul fiscal.
• Partenerul a intrat în insolvență: citești notificarea din BPI, notezi termenul de declarare a creanțelor și îți declari creanța. Livrările noi se fac doar cu plata în avans.
• Firma e în dizolvare sau lichidare: nu mai începi contracte noi. Pentru cele în curs, stabilești cu lichidatorul cum se închid.
• Bilanț nou cu pierdere mare sau capitaluri negative: reduci expunerea (termene de plată mai scurte, garanții, avans) și ceri explicații.
• Administrator sau asociat nou: verifici noile persoane pe liste PEP și de sancțiuni și actualizezi datele despre beneficiarul real.
• Potrivire nouă pe o listă de sancțiuni: o tratezi imediat. Confirmi dacă e aceeași persoană, iar dacă da, oprești relația și urmezi procedura pentru sancțiuni internaționale. Un astfel de caz nu poate aștepta luna următoare.

Notează fiecare alertă, ce ai verificat și ce ai decis. La un control, istoricul arată că ai urmărit relația, nu doar că ai verificat-o la început.

Pentru entitățile raportoare: monitorizarea continuă e obligatorie

Dacă ești entitate raportoare pe Legea 129/2019 (contabil, auditor, IFN, agenție imobiliară, notar, avocat, casă de amanet, dealer, operator de jocuri de noroc și celelalte), „monitorizarea continuă a relației de afaceri” face parte din măsurile obligatorii de cunoaștere a clientelei (art. 11 alin. (1) lit. d)). Asta înseamnă să examinezi tranzacțiile clientului și să ții actualizate documentele și informațiile despre el, inclusiv statutul PEP și prezența pe liste de sancțiuni. Paginile pe categorii, de la PepCheck pentru entități raportoare, explică ce înseamnă asta pentru fiecare profesie.

PepCheck urmărește statutul persoanelor și al firmelor, nu tranzacțiile. Pentru monitorizarea tranzacțiilor și raportările către ONPCSB există AMLTracer, din aceeași familie de produse.

Cum funcționează monitorizarea în PepCheck

Orice firmă sau persoană verificată în PepCheck se poate adăuga într-o listă de monitorizare. Pe data de 5 a fiecărei luni, platforma reverifică automat întreaga listă și compară rezultatul cu luna anterioară:

• la firme: starea de înregistrare la ANAF, inactivitatea fiscală, înregistrarea în scopuri de TVA, TVA la încasare și înscrierea în Registrul RO e-Factura; starea din registrul comerțului (funcțiune, suspendare, dizolvare, lichidare, insolvență, faliment, radiere); administratorii adăugați sau eliminați; un bilanț nou, cu schimbările de cifră de afaceri și trecerea pe pierdere; dosarele noi de pe portal.just.ro;
• la persoane: potrivirile noi pe liste PEP și de sancțiuni, potrivirile dispărute, schimbările de scor și de categorie (de exemplu, o persoană care apare acum și pe o listă de sancțiuni).

Primești o alertă în aplicație și un email rezumat doar când s-a schimbat ceva, iar fiecare schimbare are nivelul ei de gravitate. Istoricul arată ce era luna trecută și ce e acum. Monitorizarea este inclusă în pachetele Professional și Enterprise; prețurile sunt pe pagina de prețuri.

O limită de știut: reverificarea automată e lunară. Pentru partenerii critici, fă o verificare punctuală înaintea plăților mari. Verificarea de firmă după CUI durează câteva secunde.

Întrebări frecvente

Ce înseamnă monitorizarea partenerilor de afaceri?
Reverificarea periodică a clienților și furnizorilor după începerea relației, în registrele publice (ANAF, registrul comerțului, BPI, bilanțuri, instanțe) și pe liste de sancțiuni. Scopul e să afli din timp schimbările care îți afectează banii sau conformitatea.

Este obligatorie monitorizarea furnizorilor?
Pentru o firmă obișnuită, nu. Consecințele fiscale ale achizițiilor de la o firmă inactivă te privesc însă din ziua următoare înscrierii ei în registru, chiar dacă nu știi. Pentru clienții entităților raportoare, monitorizarea continuă e obligatorie (Legea 129/2019, art. 11).

Cât de repede afli că un partener a devenit inactiv?
Depinde cât de des verifici. Registrul ANAF e actualizat la cel mult 5 zile de la comunicarea deciziei (art. 92 alin. (12)). O monitorizare lunară te anunță în cel mult o lună, iar o verificare înaintea plății, imediat.

Pot monitoriza și persoane fizice?
Da, pentru statutul PEP și pentru listele de sancțiuni. Datele de identificare se folosesc doar în acest scop, cu temeiul legal al verificării.

Cum încep?
Verifică întâi partenerii actuali, cu lista de verificări înainte de colaborare, apoi adaugă-i pe cei importanți la monitorizare.

Surse: Codul de procedură fiscală (forma consolidată la 08.08.2026), Codul fiscal (25.10.2026), Legea 82/1991, Legea 85/2014, Legea 265/2022, Legea 31/1990, Legea 129/2019, Legea 239/2025.