Notarii și verificarea PEP: ce obligații AML au conform Legii 129/2019

Notarii sunt entități raportoare?

Da, dar nu pentru toate actele. Art. 5 alin. (1) lit. f) din Legea nr. 129/2019 include printre entitățile raportoare:

„notarii publici, avocații, executorii judecătorești și alte persoane care exercită profesii juridice liberale, în cazul în care acordă asistență pentru întocmirea sau perfectarea de operațiuni pentru clienții lor privind cumpărarea ori vânzarea de bunuri imobile, acțiuni sau părți sociale ori elemente ale fondului de comerț, administrarea instrumentelor financiare, valorilor mobiliare sau a altor bunuri ale clienților, operațiuni sau tranzacții care implică o sumă de bani sau un transfer de proprietate, constituirea sau administrarea de conturi bancare [...]"

Când trebuie aplicate măsurile de cunoaștere a clientelei

Potrivit art. 13 alin. (1), măsurile standard de cunoaștere a clientelei se aplică:

• la stabilirea unei relații de afaceri;
• la tranzacțiile ocazionale de cel puțin echivalentul a 15.000 euro, inclusiv când suma e împărțită în mai multe operațiuni legate între ele;
• oricând există suspiciuni de spălare a banilor sau de finanțare a terorismului, indiferent de valoare;
• când există îndoieli privind datele de identificare deja obținute.

Pragul de 15.000 euro e depășit în aproape orice vânzare de apartament sau cesiune de părți sociale semnificativă, deci în practică verificarea devine regula pentru actele imobiliare și societare.

Ce presupune verificarea în biroul notarial

Măsurile standard (art. 11 alin. 1) presupun:

1. Identificarea clientului și verificarea identității pe baza unor documente sau surse sigure și independente.
2. Identificarea beneficiarului real atunci când clientul e o persoană juridică, adică persoana fizică ce deține sau controlează în final societatea. Pentru o relație nouă trebuie obținută dovada înregistrării beneficiarului real sau informații din registrul central (art. 11 alin. 8¹).
3. Înțelegerea scopului și naturii operațiunii.
4. Verificarea dacă clientul sau beneficiarul real este PEP, printr-o procedură bazată pe risc (art. 11 alin. 3).

Identitatea clientului și a beneficiarului real se verifică înainte de efectuarea operațiunii (art. 11 alin. 8). Dacă măsurile nu pot fi aplicate, operațiunea nu se efectuează și, dacă există motive de suspiciune, se transmite un raport de tranzacție suspectă (art. 11 alin. 9).

Clientul este PEP: ce faci

Persoanele expuse public sunt definite la art. 3: miniștri și secretari de stat, parlamentari, membri ai conducerii partidelor, judecători la instanțele supreme, ambasadori, ofițeri superiori, conducători ai companiilor de stat și alții. Se aplică și membrilor de familie (soț sau concubin, copii și soții acestora, părinți) și asociaților apropiați. Agenția Națională de Integritate publică lista funcțiilor publice importante din România.

Pentru un client PEP, art. 17 alin. (9) cere, în plus față de măsurile standard:

• aprobarea conducerii pentru operațiune; la un birou individual, aceasta e chiar decizia notarului, documentată;
• măsuri adecvate pentru a stabili sursa averii și sursa fondurilor implicate;
• monitorizare sporită, dacă relația continuă.

Obligații de raportare

• Tranzacții suspecte (art. 6): raportul se transmite ONPCSB de îndată și înainte de efectuarea operațiunii legate de suspiciune (art. 8 alin. 1). Operațiunea nu se efectuează timp de 24 de ore de la înregistrarea raportului, cât ONPCSB poate decide suspendarea ei (art. 8 alin. 3).
• Notificarea profesiei: pentru profesiile juridice, rapoartele se fac către ONPCSB și se notifică structurile de conducere ale profesiei (art. 9 alin. 5).
• Tranzacții în numerar de cel puțin echivalentul a 10.000 euro, inclusiv operațiuni legate: raport către ONPCSB în cel mult 3 zile lucrătoare (art. 7 alin. 1 și 7). Dacă plata trece printr-o bancă, obligația de raportare revine băncii (art. 7 alin. 2).

Ce trebuie păstrat la dosar

Copiile documentelor de identificare, rezultatele verificărilor (inclusiv verificarea PEP și de sancțiuni internaționale) și evidențele operațiunii se păstrează 5 ani de la încetarea relației sau de la data tranzacției ocazionale (art. 21). Art. 11 alin. (7) pune sarcina probei pe entitatea raportoare: notarul trebuie să poată demonstra la control că măsurile aplicate au fost adecvate riscului.

Cine controlează și ce sancțiuni există

Notarii sunt supravegheați de ONPCSB (art. 26 alin. 1 lit. d), alături de organismul de autoreglementare al profesiei (art. 26 alin. 1 lit. e). În 2023, potrivit raportului de activitate ONPCSB, Oficiul a efectuat o singură acțiune de control on-site la notari, din 134 în total. Controalele sunt rare, dar amenzile sunt mari:

• avertisment sau amendă de 25.000 – 150.000 lei pentru nerespectarea măsurilor de cunoaștere a clientelei, inclusiv a celor pentru PEP (art. 43 alin. 1 lit. a și alin. 2);
• pentru încălcări grave, repetate sau sistematice, limita maximă crește cu 50.000 lei la persoanele fizice și cu 5.000.000 lei la persoanele juridice (art. 43 alin. 5);
• sancțiuni complementare, inclusiv suspendarea activității și publicarea sancțiunii (art. 44);
• termen de prescripție de 5 ani (art. 42 alin. 2).

Detalii în articolul Sancțiuni AML în România.

O procedură simplă pentru biroul notarial

1. La programarea unui act cu componentă patrimonială, cereți datele părților și, pentru persoanele juridice, datele beneficiarului real.
2. Verificați toate părțile (persoane fizice și beneficiari reali) pe liste PEP și de sancțiuni internaționale înainte de autentificare.
3. Salvați rezultatul verificării la dosarul actului.
4. Dacă rezultatul e pozitiv, documentați decizia, sursa fondurilor și eventualele măsuri suplimentare.
5. Dacă apare o suspiciune, transmiteți raportul către ONPCSB înainte de autentificare.

Întrebări frecvente

Trebuie verificate ambele părți ale unui contract de vânzare?

Măsurile se aplică clientului, iar în actul notarial ambele părți sunt, de regulă, clienți ai biroului. Verificarea ambelor părți e abordarea prudentă și cea mai ușor de apărat la control.

Dacă cumpărătorul plătește prin bancă, mai trebuie să-l verific?

Da. Faptul că banca raportează plata nu scutește notarul de propriile obligații de cunoaștere a clientelei. Fiecare entitate raportoare răspunde pentru propriile măsuri.

Ce se schimbă din 2027?

De la 10 iulie 2027 se aplică Regulamentul (UE) 2024/1624 (AMLR), direct aplicabil în toate statele membre. Profesiile juridice rămân entități obligate, iar regulile de cunoaștere a clientelei devin unitare la nivel european.