Controlul ONPCSB la agenții imobiliare și dezvoltatori: lista de verificare înainte de vizită

Dintre toate entitățile raportoare pe care le supraveghează direct, ONPCSB controlează cel mai des sectorul imobiliar. Pentru o agenție sau un dezvoltator, controlul nu e un risc teoretic, ci o chestiune de timp. Lista de mai jos adună ce cere Legea nr. 129/2019 și ce caută inspectorii în dosarele de tranzacție.

De ce imobiliarele sunt controlate primele

Potrivit raportului de activitate ONPCSB pe 2023, din cele 134 de acțiuni de supraveghere la sediu, 93 au vizat dezvoltatori imobiliari și 4 agenții imobiliare. Niciun alt sector nu s-a apropiat de aceste cifre. Explicația ține de natura tranzacțiilor: sume mari, plăți care pot veni de la terți, firme folosite ca vehicule pentru active personale.

Supravegherea o face ONPCSB. Art. 11 alin. (7) pune sarcina probei pe agenție sau pe dezvoltator: la control, entitatea demonstrează că măsurile de cunoaștere a clientelei au fost adecvate riscului. Evidențele se păstrează 5 ani (art. 21), iar contravențiile AML se prescriu tot în 5 ani (art. 42 alin. 2).

Cine intră sub incidența legii

Art. 5 alin. (1) lit. h) include agenții și dezvoltatorii imobiliari, inclusiv atunci când intermediază închirieri, dar numai pentru tranzacțiile cu chiria lunară de cel puțin echivalentul a 10.000 de euro. Concret:

• agențiile de intermediere, indiferent de numărul de agenți;
• dezvoltatorii care vând direct, fără intermediar;
• agenții independenți, PFA sau SRL cu un singur om;
• administratorii de închirieri, doar pentru contractele peste pragul de chirie.

Când agentul lucrează ca angajat, obligațiile privind procedurile interne revin agenției, nu agentului (art. 24 alin. 10).

Documentele de organizare

• Notificarea ONPCSB (art. 30^2 alin. 1). Agenții imobiliari și dezvoltatorii notifică Oficiul, exclusiv electronic, la începerea, suspendarea sau încetarea activității care intră sub incidența legii, în 15 zile. Dovada notificării e unul dintre primele documente cerute.
• Persoana desemnată (art. 23). Decizie scrisă, nume comunicat ONPCSB, cont pe portalul de raportare.
• Normele interne (art. 24 alin. 1). Procedura scrisă: ce se cere vânzătorului și cumpărătorului, momentul verificării (înainte de antecontract sau de primirea avansului), cine aprobă o tranzacție cu o parte PEP, ce se face la plăți în numerar sau de la terți, cum se raportează. Pentru dezvoltatori, procedura acoperă și vânzările din faza de proiect.
• Evaluarea riscului (art. 25). Tipuri de clienți (persoane fizice locale, investitori, firme, cetățeni străini), tipuri de proprietăți și valori, moduri de plată, tranzacții la distanță. Actualizată anual.
• Instruirea (art. 24 alin. 4). Toți agenții care lucrează cu clienți, inclusiv colaboratorii. Materiale, dată, listă de prezență.
• Auditul independent (art. 24 alin. 2), dacă dimensiunea îl justifică, și canalul intern de raportare a încălcărilor (art. 37).

Dosarul fiecărei tranzacții

Agentul imobiliar are o regulă explicită: art. 11 alin. (10) cere aplicarea măsurilor de cunoaștere a clientelei atât pentru promitentul vânzător, cât și pentru promitentul cumpărător. Nu contează cine plătește comisionul. Dosarul fiecărei tranzacții trebuie să conțină, pentru ambele părți:

1. Identificarea, făcută înainte de stabilirea relației sau de efectuarea tranzacției (art. 11 alin. 8).
2. Beneficiarul real, când o parte e firmă: dovada înregistrării sau informațiile din registrul central (art. 11 alin. 8^1). Detalii în ghidul despre identificarea beneficiarului real.
3. Scopul tranzacției: locuință proprie, investiție, revânzare.
4. Verificarea PEP și de sancțiuni pentru părți și beneficiarii reali, datată înainte de antecontract.
5. Modul de plată și sursa fondurilor, cel puțin la tranzacțiile cu risc ridicat: cine plătește, din ce cont, dacă există numerar.
6. Măsurile suplimentare la risc ridicat sau PEP: aprobarea conducerii agenției, documentele privind sursa fondurilor.

Dacă măsurile nu pot fi aplicate, de exemplu pentru că o parte refuză să-și declare beneficiarul real, tranzacția nu continuă, iar dacă există motive de suspiciune se transmite un raport (art. 11 alin. 9). Refuzul se notează la dosar.

Art. 17 alin. (14) enumeră factori de risc mărit relevanți direct pentru imobiliare: plata în numerar, plăți de la terți necunoscuți sau fără legătură cu clientul, structuri de acționariat neobișnuit de complexe sau acționari aparenți, clienți din țări cu risc ridicat sau sub sancțiuni, tranzacții la distanță fără identificare electronică sigură. Normele interne trebuie să spună ce se face când apare unul dintre ei.

Cumpărătorul sau vânzătorul PEP

Un cumpărător PEP la un apartament de 200.000 de euro nu e un motiv de refuz, dar schimbă dosarul. Art. 17 alin. (9) cere aprobarea conducerii agenției pentru tranzacție, măsuri adecvate pentru stabilirea sursei averii și a fondurilor și monitorizare sporită. La fel pentru vânzătorul PEP, pentru membrii de familie și pentru asociații apropiați (art. 3 alin. 4 și 5), cel puțin 12 luni după ieșirea din funcție.

Verificarea de sancțiuni internaționale se face în același pas și contează mai ales la cumpărătorii străini și la firmele cu beneficiari reali din afara țării.

La control se cere dovada: numele verificat, data, sursele și rezultatul, pentru fiecare parte. PepCheck emite, pentru fiecare persoană verificată, un certificat PDF cu număr unic, verificabil public pe pagina de verificare a certificatelor, inclusiv de notar sau de inspector. Dacă una dintre părți e un SRL, aceeași căutare după CUI arată starea la ANAF și administratorii din ONRC. Verificarea se poate face și de pe telefon, de la vizionare. Pentru un test punctual există verificarea PEP gratuită, fără cont, iar contul gratuit include trei verificări cu certificat pe lună.

Rapoartele: RTS, RTN, RTE

• RTS, raportul de tranzacție suspectă (art. 6 și 8): de îndată, înainte de efectuarea tranzacției. Tranzacția nu se efectuează timp de 24 de ore de la înregistrarea raportului. Semnale tipice: revânzarea rapidă a aceluiași imobil la un preț foarte diferit, un preț vizibil peste sau sub piață fără explicație, plata de la un terț, insistența de a închide tranzacția repede, fără întrebări.
• RTN, raportul de tranzacții în numerar (art. 7 alin. 1 și 7): plățile în numerar de cel puțin echivalentul a 10.000 de euro, inclusiv fragmentate, se raportează în cel mult 3 zile lucrătoare. Contează mai ales la dezvoltatorii care primesc avansuri direct. Dacă plata trece printr-o bancă, raportul îl face banca (art. 7 alin. 2).
• RTE, raportul de transferuri externe: privește instituțiile care execută transferuri în și din conturi, nu agenția sau dezvoltatorul.

Faptul că plata trece prin bancă sau că notarul verifică părțile nu acoperă obligațiile agenției. Fiecare entitate raportoare răspunde pentru propriile măsuri.

Greșeli frecvente la control

• Lipsa notificării ONPCSB la începerea activității, mai ales la dezvoltatorii mici și la agenții independenți.
• Doar cumpărătorul verificat, deși legea cere explicit ambele părți.
• Verificarea făcută la notar, nu la antecontract. Avansul a fost deja încasat când apare prima dovadă.
• Firma cumpărătoare fără beneficiar real sau cu un beneficiar real neverificat pe liste PEP.
• Procedura agenției, aplicată doar de unii agenți. Dosarele diferă de la un agent la altul.
• Plăți de la terți nedocumentate: cine a plătit avansul și de ce.
• Evaluarea de risc copiată, fără nicio referire la tipurile de proprietăți și clienți ai entității.

Lista de verificare

1. ☐ Dovada notificării electronice a ONPCSB la începerea activității
2. ☐ Decizia de desemnare a persoanei responsabile, comunicată ONPCSB, și contul pe portalul de raportare
3. ☐ Normele interne, aprobate și datate, aplicabile tuturor agenților și colaboratorilor
4. ☐ Evaluarea riscului la nivelul entității, actualizată în ultimele 12 luni
5. ☐ Dovada instruirii agenților: materiale, dată, listă de prezență
6. ☐ Nota privind auditul independent și procedura canalului intern de raportare a încălcărilor
7. ☐ Pentru fiecare tranzacție: identificarea vânzătorului și a cumpărătorului, înainte de antecontract
8. ☐ Pentru fiecare parte persoană juridică: beneficiarul real, cu dovada din registrul central
9. ☐ Pentru fiecare parte și beneficiar real: raport sau certificat de verificare PEP și de sancțiuni, datat
10. ☐ Scopul tranzacției și modul de plată, notate în dosar
11. ☐ Pentru părțile PEP sau tranzacțiile cu risc ridicat: aprobarea conducerii și documentele privind sursa fondurilor
12. ☐ Pentru tranzacțiile oprite: motivul și, dacă a fost cazul, raportul
13. ☐ Evidența RTS și RTN transmise, cu confirmările din portal
14. ☐ Arhiva pe 5 ani de la data tranzacției, accesibilă la cerere

Pentru un plan de pregătire în 30 de zile, vezi ghidul despre dosarul pentru controlul AML.

Ce se riscă

Art. 43 prevede avertisment sau amendă de la 25.000 la 150.000 de lei pentru nerespectarea măsurilor de cunoaștere a clientelei, inclusiv a celor pentru PEP. Pentru persoane juridice, limita maximă crește cu 10% din veniturile totale ale perioadei fiscale anterioare, iar pentru încălcări grave, repetate sau sistematice cu 5.000.000 de lei (art. 43 alin. 5). Lipsa notificării de la art. 30^2 se sancționează separat, cu avertisment sau amendă de la 5.000 la 10.000 de lei. Art. 44 adaugă sancțiuni complementare: suspendarea activității, publicarea sancțiunii, interdicția de a ocupa funcții de conducere.

Obligațiile pe larg sunt în articolul Agenții imobiliari și AML, iar rezumatul și pachetul potrivit sunt pe pagina PepCheck pentru agenții și dezvoltatori imobiliari.