Controlul AML la biroul notarial: lista de verificare înainte de vizita ONPCSB

Controalele ONPCSB la notari sunt rare. Potrivit raportului de activitate al Oficiului pe 2023, din 134 de acțiuni de supraveghere la sediu, una singură a vizat un birou notarial. Raritatea are însă o consecință: biroul controlat trebuie să poată arăta, pentru toți anii neprescriși, că părțile actelor au fost verificate. Lista de mai jos adună ce se cere, pornind de la Legea nr. 129/2019.

Ce acte intră sub incidența legii

Notarul nu este entitate raportoare pentru orice act. Art. 5 alin. (1) lit. f) îl include atunci când participă la operațiuni privind vânzarea-cumpărarea de bunuri imobile, acțiuni sau părți sociale ori elemente ale fondului de comerț, administrarea banilor, valorilor sau altor bunuri ale clienților, deschiderea sau administrarea de conturi, constituirea, funcționarea sau administrarea societăților. O procură simplă sau o declarație fără componentă patrimonială nu intră, de regulă, în această categorie.

Primul document pe care îl cere un inspector este, prin urmare, chiar delimitarea: normele interne ale biroului trebuie să spună ce tipuri de acte declanșează procedura AML și cine face verificarea în dosarul lor. Pragul general de 15.000 de euro pentru tranzacțiile ocazionale (art. 13) este depășit de aproape orice vânzare de apartament sau cesiune semnificativă de părți sociale, astfel încât, în practică, verificarea devine regula pentru actele imobiliare și societare.

Cine controlează biroul notarial

Notarii sunt supravegheați de ONPCSB, alături de organismul de autoreglementare al profesiei, Uniunea Națională a Notarilor Publici (art. 26 alin. 1 lit. d și e). Controlul poate fi la sediu sau pe documente trimise. În ambele cazuri se aplică art. 11 alin. (7): biroul trebuie să demonstreze că măsurile de cunoaștere a clientelei au fost adecvate riscului. Evidențele se păstrează 5 ani (art. 21), iar contravențiile AML se prescriu în 5 ani (art. 42 alin. 2), nu în 6 luni.

Documentele de organizare ale biroului

• Persoana desemnată (art. 23). Notarul titular sau un delegat, prin decizie scrisă, cu numele comunicat ONPCSB și cont pe portalul de raportare.
• Normele interne (art. 24 alin. 1). Procedura scrisă a biroului: actele vizate, documentele cerute părților, momentul verificării (înainte de autentificare), cine aprobă continuarea operațiunii cu o parte PEP, cum se transmite un raport. Aprobată, datată, cu istoricul reviziilor.
• Evaluarea riscului la nivelul biroului (art. 25). Ce fel de acte predomină (vânzări de locuințe, cesiuni, constituiri de societăți), ce fel de părți (persoane fizice locale, firme, cetățeni străini, mandatari), ce plăți (prin bancă sau în numerar). Concluzia arată unde se aplică măsuri suplimentare.
• Instruirea personalului (art. 24 alin. 4). Personalul care pregătește dosarele lucrează în numele notarului. Se păstrează materialele, data și lista de prezență.
• Auditul independent (art. 24 alin. 2), doar dacă dimensiunea biroului îl justifică; altfel, o notă scrisă cu motivul.
• Canalul intern de raportare a încălcărilor (art. 37), pentru birourile cu angajați.

Dosarul fiecărui act

Inspectorul alege un eșantion de acte din perioada controlată și caută în dosarul fiecăruia:

1. Identificarea fiecărei părți (art. 11 și 13), verificată înainte de efectuarea operațiunii (art. 11 alin. 8). Pentru părțile reprezentate, și identificarea mandatarului.
2. Beneficiarul real al firmei parte: dovada înregistrării beneficiarului real sau informațiile din registrul central (art. 11 alin. 8^1). Ghidul despre identificarea beneficiarului real explică pragul de 25% și lanțurile de societăți.
3. Scopul și natura operațiunii, inclusiv modul de plată.
4. Verificarea PEP și de sancțiuni pentru părți și beneficiarii reali, datată înainte de autentificare.
5. Măsurile suplimentare, dacă o parte e PEP sau operațiunea are risc ridicat: aprobarea notarului titular, sursa fondurilor, note.
6. Decizia în caz de refuz. Dacă măsurile nu au putut fi aplicate, operațiunea nu se efectuează, iar dacă există motive de suspiciune se transmite un raport (art. 11 alin. 9). Refuzul se documentează.

La clienții recurenți, datele se actualizează la fiecare act nou. O verificare veche de doi ani nu acoperă un act de azi.

Partea PEP și verificarea de sancțiuni

O parte PEP la o vânzare de imobil nu blochează actul, dar îl documentează altfel. Art. 17 alin. (9) cere aprobarea conducerii pentru operațiune (la un birou individual, decizia documentată a notarului titular), măsuri adecvate pentru stabilirea sursei averii și a fondurilor implicate și monitorizare sporită dacă relația continuă. Aceleași reguli se aplică membrilor de familie (soț sau concubin, copii și soții lor, părinți) și asociaților apropiați (art. 3 alin. 4 și 5, art. 17 alin. 10), cel puțin 12 luni după ieșirea din funcție.

Când partea este străină, verificarea de sancțiuni internaționale contează cel puțin la fel de mult. O persoană sau o firmă aflată pe listele UE nu poate fi parte într-o tranzacție fără consecințe pentru toți cei implicați.

Dovada cerută la control e un document, nu o declarație orală: numele verificat, data, sursele, rezultatul și, la o potrivire de nume, comparația cu data nașterii și țara părții, plus decizia. Declarația PEP dată de parte la depunerea dosarului e utilă, dar verificarea o confirmă sau o contrazice.

PepCheck produce, pentru fiecare parte verificată, un certificat PDF cu număr unic și dată, verificabil public pe pagina de verificare a certificatelor, care se atașează dosarului actului. Firmele parte se pot căuta după CUI, cu starea la ANAF și administratorii din ONRC. Pentru un test fără obligații există verificarea PEP gratuită, fără cont, iar contul gratuit include trei verificări cu certificat pe lună.

Rapoartele: RTS, RTN, RTE

• RTS, raportul de tranzacție suspectă (art. 6 și 8): se transmite ONPCSB de îndată și înainte de autentificare. Operațiunea nu se efectuează timp de 24 de ore de la înregistrarea raportului (art. 8 alin. 3), interval în care Oficiul poate dispune suspendarea. Pentru profesiile juridice, se notifică și structurile de conducere ale profesiei (art. 9 alin. 5).
• RTN, raportul de tranzacții în numerar (art. 7 alin. 1 și 7): plățile în numerar de cel puțin echivalentul a 10.000 de euro, inclusiv operațiunile legate, se raportează în cel mult 3 zile lucrătoare. Dacă plata trece printr-o bancă, obligația revine băncii (art. 7 alin. 2).
• RTE, raportul de transferuri externe: privește instituțiile care execută transferuri în și din conturi, nu biroul notarial.

Faptul că banca raportează plata nu scutește biroul de propriile măsuri de cunoaștere a clientelei. Fiecare entitate raportoare răspunde pentru ce a făcut ea.

Greșeli frecvente la control

• Verificarea PEP fără urmă. Notarul a căutat numele pe internet, dar dosarul nu conține nimic datat.
• Verificarea făcută după autentificare. Data documentului de verificare e ulterioară actului.
• Doar cumpărătorul verificat. În actul notarial, ambele părți sunt, de regulă, clienți ai biroului; verificarea amândurora e abordarea cea mai ușor de apărat.
• Firma parte fără beneficiar real sau cu beneficiarul real preluat doar din declarația reprezentantului.
• Mandatarul verificat, mandantul nu, sau invers.
• Normele interne fără delimitarea actelor vizate, astfel încât nu se poate spune de ce un dosar are verificare și altul nu.
• Lipsa notificării structurilor profesiei la un raport transmis.

Lista de verificare

1. ☐ Decizia de desemnare a persoanei responsabile, comunicată ONPCSB, și contul pe portalul de raportare
2. ☐ Normele interne ale biroului, aprobate și datate, cu lista actelor care declanșează procedura AML
3. ☐ Evaluarea riscului la nivelul biroului, actualizată în ultimele 12 luni
4. ☐ Dovada instruirii personalului care pregătește dosarele: materiale, dată, listă de prezență
5. ☐ Nota privind auditul independent sau raportul acestuia
6. ☐ Procedura canalului intern de raportare a încălcărilor
7. ☐ Pentru fiecare act vizat: identificarea tuturor părților și a mandatarilor, înainte de autentificare
8. ☐ Pentru fiecare firmă parte: beneficiarul real, cu dovada din registrul central
9. ☐ Pentru fiecare parte și beneficiar real: raport sau certificat de verificare PEP și de sancțiuni, datat înainte de act
10. ☐ Pentru părțile PEP: decizia notarului titular, sursa fondurilor, notele
11. ☐ Pentru operațiunile refuzate: motivul și, dacă a fost cazul, raportul
12. ☐ Evidența RTS transmise, cu confirmările din portal și dovada notificării profesiei
13. ☐ Evidența RTN, pentru plățile în numerar care nu au trecut prin bancă
14. ☐ Arhiva pe 5 ani, cu rezultatele verificărilor, accesibilă la cerere

Un plan de pregătire pe patru săptămâni, valabil pentru orice entitate raportoare, este în ghidul despre dosarul pentru controlul AML.

Ce se riscă

Art. 43 prevede avertisment sau amendă de la 25.000 la 150.000 de lei pentru nerespectarea măsurilor de cunoaștere a clientelei, inclusiv a celor pentru PEP, a obligației de raportare a tranzacțiilor suspecte și a obligațiilor de păstrare a evidențelor. Pentru încălcări grave, repetate sau sistematice, limita maximă crește cu 50.000 de lei la persoanele fizice (art. 43 alin. 5). Art. 44 adaugă sancțiuni complementare, inclusiv suspendarea activității și publicarea sancțiunii.

Obligațiile profesiei, pe larg, sunt în articolul Notarii și verificarea PEP, iar rezumatul și pachetul potrivit unui birou sunt pe pagina PepCheck pentru birouri notariale.