Controlul AML la cabinetul de contabilitate: lista de verificare înainte de vizita ONPCSB sau CECCAR

Un cabinet de contabilitate vede zilnic banii clienților: facturi, încasări, împrumuturi de la asociați, aporturi la capital. Tocmai de aceea Legea nr. 129/2019 îl tratează ca entitate raportoare. La un control, întrebarea nu este dacă cabinetul își cunoaște clienții, ci dacă poate arăta, pe hârtie sau în fișiere, că i-a verificat. Lista de mai jos adună ce se cere, în ordinea în care se uită de obicei un inspector.

Cine controlează un cabinet de contabilitate

Temeiul este art. 5 alin. (1) lit. e) din Legea 129/2019: sunt entități raportoare auditorii, experții contabili și contabilii autorizați, cenzorii și persoanele care acordă consultanță fiscală, financiară, de afaceri sau contabilă. Intră aici expertul contabil care lucrează singur, contabilul autorizat PFA, societatea de expertiză contabilă, firma de contabilitate cu zeci de clienți și consultantul fiscal.

Pentru membrii Corpului, Normele sectoriale CECCAR, în vigoare din ianuarie 2023, detaliază aceste obligații. CECCAR urmărește respectarea lor de către membri, iar ONPCSB poate controla orice entitate raportoare. Controalele nu sunt teoretice: potrivit raportului de activitate ONPCSB pe 2023, din cele 134 de acțiuni de supraveghere la sediu, 12 au vizat experți contabili și contabili autorizați, iar 11 consultanți fiscali. Imobiliarele au rămas pe primul loc, dar profesiile contabile au urmat imediat.

Normele CECCAR tratează contractul de prestări servicii pe durată nedeterminată ca relație de afaceri. Prin urmare, și cabinetul care „doar ține evidența” are obligații complete de cunoaștere a clientelei, nu numai cel care face consultanță la tranzacții.

Ce nu e scris nu există

Consecința practică: un dosar incomplet din 2022 poate fi sancționat și astăzi. Pregătirea pentru control înseamnă, în primul rând, să existe urme datate pentru ce s-a făcut deja.

Documentele de organizare ale cabinetului

Inspectorul începe cu documentele care arată că cabinetul are un sistem, nu doar bune intenții:

• Persoana desemnată (art. 23). De regulă titularul cabinetului sau un asociat. Se arată decizia scrisă de desemnare și dovada comunicării numelui către ONPCSB. La un expert contabil care lucrează singur, decizia pare formală, dar lipsa ei e o constatare ușoară pentru inspector.
• Normele interne (art. 24 alin. 1). O procedură scrisă, adaptată cabinetului, aprobată și datată: cine verifică clientul, când, ce documente se cer, cum se încadrează riscul, cine aprobă un client PEP, cum se raportează o suspiciune. Contează data și istoricul reviziilor, mai ales după modificările aduse de Legea 86/2025.
• Evaluarea riscului la nivelul cabinetului (art. 25). Un document scurt, actualizat anual: ce tipuri de clienți are cabinetul (PFA, SRL-uri mici, firme cu asociați străini, asociații), ce servicii prestează (evidență, salarizare, consultanță la tranzacții, înființări de firme), pe ce canale lucrează (față în față sau exclusiv la distanță). Concluzia trebuie să explice unde e riscul mai mare și ce se face acolo.
• Instruirea (art. 24 alin. 4). Normele CECCAR cer instruire cel puțin o dată pe an. Se păstrează materialele, data și lista de prezență semnată, inclusiv pentru colaboratori.
• Auditul independent (art. 24 alin. 2). Cerut doar dacă dimensiunea entității îl justifică. Pentru un cabinet mic e suficientă o notă scrisă care explică de ce nu se face.
• Canalul intern de raportare a încălcărilor (art. 37). Lipsa lui se sancționează separat. La un cabinet cu angajați, o procedură de o pagină rezolvă cerința.

Dosarul fiecărui client

Inspectorii aleg un eșantion de clienți, de obicei cu accent pe cei cu risc mai mare, și caută în fiecare dosar aceleași piese:

1. Identificarea clientului (art. 11 și 13): datele firmei și copia actului de identitate al administratorului sau al reprezentantului, obținute înainte de începerea relației, nu după.
2. Structura asociaților și beneficiarul real: dovada beneficiarului real din registrul central sau informațiile obținute de acolo, cu calculul pe lanț când asociatul e tot o firmă. Ghidul despre identificarea beneficiarului real explică pragul de 25% și cazurile cu holdinguri.
3. Scopul și natura relației: ce servicii prestează cabinetul și ce activitate are clientul. O frază în contract sau în fișa clientului e suficientă, dacă există.
4. Verificarea PEP și de sancțiuni pentru administrator, asociații semnificativi și beneficiarul real, cu rezultatul datat (detalii în secțiunea următoare).
5. Încadrarea în risc: fișa clientului cu nivelul de risc și motivul.
6. Măsurile suplimentare, unde e cazul: aprobarea conducerii cabinetului, lămurirea sursei fondurilor, notele de monitorizare.
7. Actualizarea: dovada că datele au fost revăzute periodic și la fiecare schimbare de administrator, asociat sau beneficiar real.

Clienții vechi nu sunt scutiți. Legea cere actualizarea informațiilor pe parcursul relației, pe bază de risc. Practic: o trecere prin tot portofoliul la intrarea în vigoare a procedurii, apoi la fiecare schimbare din ONRC și la revizuirea anuală.

Verificarea PEP și de sancțiuni

Într-un cabinet de contabilitate, persoana expusă public (PEP) rareori e persoana de contact. Este consilierul local care are o firmă de construcții, directorul companiei municipale cu un PFA pe lângă, fostul parlamentar asociat într-un SRL. Soții, copiii și părinții lor (art. 3 alin. 4) și asociații apropiați (art. 3 alin. 5) intră în aceeași categorie.

Legea nu cere refuzul unui astfel de client. Cere (art. 17 alin. 9 și 10):

• aprobarea conducerii cabinetului pentru începerea sau continuarea relației, scrisă și datată;
• măsuri adecvate pentru stabilirea sursei averii și a fondurilor;
• monitorizare sporită, cel puțin 12 luni după ieșirea persoanei din funcție (art. 17 alin. 1 lit. c).

La control, întrebarea este „ce s-a verificat, când și unde e dovada?”. O căutare pe internet nu lasă nicio urmă. Ce trebuie să existe la dosar: numele verificat, data, sursele consultate, rezultatul și, dacă a apărut o potrivire de nume, decizia luată și motivul ei. O declarație PEP semnată de client ajută, mai ales pentru familie și asociați, dar nu ține locul verificării.

Verificarea de sancțiuni internaționale (ONU, UE, OFAC și altele) se face în același pas. Contează în special la clienții cu asociați sau beneficiari reali străini.

PepCheck acoperă această parte: firma se caută după CUI, administratorii din ONRC trec prin listele PEP și de sancțiuni, iar fiecare verificare produce un certificat PDF cu număr unic, verificabil public pe pagina de verificare a certificatelor. Certificatul intră direct la dosarul clientului. Pentru un test punctual există verificarea PEP gratuită, fără cont; un cont gratuit dă trei verificări cu certificat pe lună, suficient pentru un PFA cu puțini clienți.

Rapoartele către ONPCSB: RTS, RTN, RTE

• RTS, raportul de tranzacție suspectă (art. 6 și 8): se transmite de îndată, înainte de efectuarea operațiunii. Pentru un contabil, suspiciunea apare cel mai des din documente: împrumuturi repetate de la asociați fără sursă explicabilă, facturi circulare între firme legate, încasări în numerar care nu se potrivesc cu activitatea. Refuzul clientului de a se identifica sau de a-și declara beneficiarul real e, el însuși, un semnal.
• RTN, raportul de tranzacții în numerar (art. 7): operațiunile în numerar de cel puțin echivalentul a 10.000 de euro, inclusiv cele fragmentate, se raportează în 3 zile lucrătoare. Pentru majoritatea cabinetelor nu e cazul, pentru că numerarul clientului nu trece prin cabinet. Normele interne trebuie totuși să spună ce se face dacă se întâmplă.
• RTE, raportul de transferuri externe: privește instituțiile care execută transferuri în și din conturi. Un cabinet de contabilitate nu are, în mod normal, ce raporta aici.

Pentru fiecare RTS transmis se păstrează analiza internă din spatele lui și confirmarea din portalul de raportare. Pentru suspiciunile analizate și neraportate, o notă scurtă cu motivul deciziei.

Greșeli frecvente la control

• Procedura descărcată, neadaptată. Un model generic care vorbește despre „ghișeu” și „depozite” arată că nimeni din cabinet nu l-a citit.
• Evaluarea de risc fără dată sau neactualizată de la prima redactare.
• Verificarea PEP „din memorie”. Titularul cunoaște clienții, dar dosarul nu conține nicio dovadă.
• Doar clienții noi sunt verificați. Portofoliul preluat înainte de procedură a rămas neatins.
• Beneficiarul real copiat din declarația clientului, fără confruntare cu registrul central și fără calcul pe lanț la holdinguri.
• Fișă „risc ridicat”, dosar standard. Încadrarea există, dar aprobarea conducerii și sursa fondurilor lipsesc.
• Instruire fără urme. Angajații au participat la un webinar, dar nu există listă de prezență.
• Persoana desemnată necomunicată la ONPCSB.

Lista de verificare

De bifat înainte de control, cu sinceritate. Ce lipsește se notează și se completează, nu se improvizează în ziua vizitei.

1. ☐ Decizia scrisă de desemnare a persoanei responsabile și dovada comunicării către ONPCSB
2. ☐ Normele interne AML ale cabinetului, aprobate, datate, cu istoricul reviziilor
3. ☐ Dovada luării la cunoștință a normelor de către angajați și colaboratori
4. ☐ Evaluarea riscului la nivelul cabinetului, actualizată în ultimele 12 luni
5. ☐ Planul de instruire anuală, materialele și listele de prezență
6. ☐ Justificarea scrisă a lipsei auditului independent, dacă nu se face
7. ☐ Procedura canalului intern de raportare a încălcărilor
8. ☐ Pentru fiecare client: identificarea, datată înainte de începerea relației
9. ☐ Pentru fiecare client persoană juridică: beneficiarul real, cu dovada din registrul central
10. ☐ Pentru fiecare client: verificarea PEP și de sancțiuni a administratorului, asociaților semnificativi și beneficiarului real, cu raport sau certificat datat
11. ☐ Fișa de risc a clientului, cu motivarea încadrării
12. ☐ Pentru clienții PEP sau cu risc ridicat: aprobarea conducerii, sursa fondurilor, note de monitorizare
13. ☐ Dovada actualizării dosarelor la schimbările din ONRC și la revizuirea periodică
14. ☐ Evidența RTS transmise, cu analiza internă și confirmările din portal
15. ☐ Notele pentru suspiciunile analizate și neraportate
16. ☐ Arhiva pe 5 ani de la încetarea fiecărei relații, accesibilă la cerere

Pentru un plan de pregătire pe săptămâni, aplicabil oricărei entități raportoare, vezi ghidul despre dosarul pentru controlul AML.

Ce se riscă

Art. 43 prevede, pentru persoane fizice, avertisment sau amendă de la 25.000 la 150.000 de lei pentru cele mai grave fapte, printre care nerespectarea măsurilor de cunoaștere a clientelei, inclusiv a celor pentru PEP, și nerespectarea obligațiilor de păstrare a evidențelor. Lipsa evaluării documentate a riscurilor se sancționează cu amendă de la 20.000 la 120.000 de lei. Pentru persoane juridice, limita maximă crește cu 10% din veniturile totale ale perioadei fiscale anterioare. Art. 44 adaugă sancțiuni complementare, de la suspendarea activității la publicarea sancțiunii, iar membrii CECCAR pot răspunde și disciplinar.

Mai multe detalii despre obligațiile profesiei sunt în articolul Contabilii și verificarea PEP, iar pe pagina PepCheck pentru contabili e rezumatul, cu pachetul potrivit unui cabinet.