Acasă› Pentru cine› Notari

PepCheck pentru birouri notariale

La vânzările de imobile, la constituirea societăților și la administrarea de bani, părțile actului se verifică înainte de autentificare. Rezultatul, datat, rămâne la dosar 5 ani.

Cont gratuit, fără card Verificare demonstrativă, fără cont Programează o discuție

Temeiul legal. Art. 5 alin. (1) lit. f) din Legea 129/2019: notarii publici, atunci când participă la operațiuni privind vânzarea-cumpărarea de bunuri imobile, administrarea banilor și a valorilor, deschiderea sau administrarea de conturi, constituirea, funcționarea sau administrarea societăților.

Cine intră sub incidența legii

Notari publici individuali și societăți profesionale notariale
Personalul biroului care pregătește dosarul actului, în numele notarului

Când se face verificarea

Înainte de autentificare, pentru fiecare parte a actului, la operațiunile din art. 5 lit. f)
Pentru beneficiarul real al firmei parte, cu dovada din registrul central
Pentru mandatari, când partea e reprezentată
La clienții recurenți, la fiecare act nou, cu actualizarea datelor

Obligațiile, pe articole

Obligația	Legea 129/2019	Ce înseamnă în practică
Identificarea părților și a beneficiarului real	art. 11 și 13	Înainte de efectuarea operațiunii; pentru firme, dovada beneficiarului real
Verificarea PEP și a sancțiunilor	art. 11 și 17	Printr-o procedură bazată pe risc, pentru client și pentru beneficiarul real
Raportul de tranzacție suspectă	art. 6 și 8	Către ONPCSB, înainte de autentificare; operațiunea se suspendă 24 de ore de la înregistrarea raportului
Notificarea profesiei	art. 9	Rapoartele se transmit ONPCSB și se notifică structurile de conducere ale profesiei
Raportul de numerar	art. 7	Plăți în numerar de cel puțin 10.000 de euro, când nu trec printr-o bancă, în 3 zile lucrătoare
Persoana desemnată, norme interne	art. 23 și 24	Notarul titular sau un delegat; procedură scrisă a biroului
Păstrarea evidențelor	art. 21	5 ani de la data operațiunii, inclusiv rezultatele verificărilor

Clientul care e persoană expusă public

O parte PEP la o vânzare de imobil nu blochează actul, dar îl documentează altfel: se lămurește sursa fondurilor cumpărătorului, iar continuarea operațiunii e aprobată de notarul titular ca „conducere superioară”. Măsurile se aplică și familiei și asociaților apropiați, cel puțin 12 luni după ieșirea din funcție. Când partea e străină, verificarea de sancțiuni internaționale contează cel puțin la fel de mult.

Cine controlează și ce se riscă

Notarii sunt supravegheați de ONPCSB, alături de organismul de autoreglementare al profesiei, potrivit art. 26. Amenzile din art. 43 ajung la 150.000 de lei pentru persoane fizice, cu majorări pentru încălcări repetate și sancțiuni complementare, iar termenul de prescripție este de 5 ani. Art. 11 alin. (7) pune sarcina probei pe notar: la control, biroul demonstrează că măsurile au fost adecvate.

Cum ajută PepCheck

O verificare pentru fiecare parte

Numele, eventual data nașterii, și în un minut rezultatul în listele PEP și de sancțiuni, cu certificat PDF numerotat pentru dosarul actului.

Firmele parte, verificate la sursă

Starea la ANAF, administratorii din ONRC, dosarele de instanță, dintr-o singură căutare după CUI.

Părți străine

Sancțiuni ONU, UE, OFAC și OFSI, plus registre PEP din peste 200 de țări, cu potrivire pe transliterări.

Declarația PEP, model

Se dă părții la depunerea dosarului; verificarea o confirmă, iar ambele rămân la dosar.

Ce rămâne la dosar după o verificare

Certificatul PDF cu număr unic, dată, sursele consultate și rezultatul, verificabil public la verificarea certificatelor.
Raportul potrivirilor, când există: fișa fiecărei persoane găsite, scorul de similaritate, listele-sursă, pentru ca decizia să poată fi luată și documentată.
Pista de audit: cine a verificat, când, ce a căutat și ce a primit, exportabilă pentru control.
Declarația PEP a clientului, model gata de completat, dacă entitatea alege să o ceară.
Istoricul rămâne în cont fără limită de timp, cât să acopere cei 5 ani ceruți de art. 21.

Pachetul potrivit

Un birou notarial mediu are câteva acte pe săptămână care intră sub incidența legii, cu două sau trei părți fiecare. Pachetul anual acoperă 120 de verificări oricând în 12 luni. Pentru birourile cu flux zilnic de tranzacții imobiliare, abonamentul Starter. Anual 120 costă 300 lei pe an, cu 120 de verificări consumate oricând în 12 luni. Toate pachetele sunt pe pagina de prețuri, fără card și fără debitări automate.

Cont gratuit Prețuri

Întrebări frecvente

Se verifică la fiecare act autentificat?

Nu la orice act, ci la operațiunile din art. 5 lit. f): vânzări de imobile, administrare de bani sau valori, conturi, constituirea sau administrarea societăților. La un client recurent, datele se actualizează și se reverifică la actul nou.

Ce se face dacă apare o potrivire de nume?

O potrivire de nume nu e o concluzie. Se compară data nașterii, țara și funcția din fișa găsită cu partea din fața notarului, apoi se decide și se notează decizia. PepCheck arată toate detaliile potrivirii și scorul de similaritate tocmai pentru asta.

Partea e cetățean străin. Ce se verifică în plus?

Sancțiunile internaționale devin esențiale: o persoană sau o firmă sancționată de UE nu poate fi parte într-o tranzacție fără consecințe. PepCheck caută în listele ONU, UE, OFAC și OFSI în aceeași verificare.

Pagina rezumă obligațiile așa cum reies din Legea 129/2019 și din normele sectoriale, pentru orientare. Nu înlocuiește normele interne ale entității și nici consultanța juridică. O potrivire de nume nu confirmă singură identitatea persoanei; evaluarea și decizia aparțin entității raportoare.

De citit pe tema asta

Alte categorii de entități raportoare

Contabili și consultanți fiscali · Agenții și dezvoltatori imobiliari · Instituții financiare nebancare · Cabinete și societăți de avocatură · Case de amanet, dealeri auto și bunuri de valoare · Case de schimb valutar și remitere de bani · Operatori de jocuri de noroc