pepcheck.ro // Legea 129/2019 · entități raportoare · surse publice oficiale un produs Systhema · AMLTracer™ · SMSI RO/EN
PepCheck due diligence · PEP
Acasă› Articole› Ghid Practic

Programul AML pentru o organizație mică: ce documente și ce proceduri trebuie să ai, pas cu pas, după Legea 129/2019 și Normele ONPCSB

Cele 11 piese ale unui program AML după Legea 129/2019 și Normele ONPCSB: evaluarea riscului, persoana desemnată, norme interne, KYC, monitorizare, instruire.

Un program de prevenire a spălării banilor (AML, din engleză anti-money laundering) nu e un singur document. E un set de piese care se sprijină una pe alta: evaluarea riscului spune ce măsuri aplici, normele interne spun cine le aplică și cum, dosarele clienților arată că le-ai aplicat, iar instruirea și arhiva dovedesc că totul funcționează și după ce pleacă angajatul care le-a scris. La un control, inspectorul nu caută „un program AML”, ci fiecare piesă în parte, pe articol de lege.

Articolul de față e harta întregului program pentru o organizație mică: un cabinet de contabilitate, un birou notarial, o agenție imobiliară, o casă de amanet, un IFN mic sau o casă de ajutor reciproc. Pentru fiecare piesă: ce cere Legea 129/2019 (forma consolidată la 19 decembrie 2025, ultima la data scrierii), ce detaliază Normele ONPCSB aprobate prin Ordinul nr. 37/2021, cum arată în practică la o firmă cu câțiva angajați și unde găsești ghidul detaliat.

Răspunsul scurt: cele unsprezece piese

PiesaCe este, pe scurtTemei
1. Evaluarea riscului organizațieiDocument scris: la ce riscuri de spălare a banilor te expun clienții, serviciile, zonele și canalele taleart. 25; Norme art. 12-14
2. Persoana desemnatăDecizie scrisă a conducerii: cine răspunde de aplicarea legii, cu ce atribuții și limiteart. 23; Norme art. 5
3. Normele interneProcedurile scrise, aprobate de conducere: KYC, raportare, arhivă, control intern, instruireart. 24 alin. (1)-(3); Norme art. 8, 17
4. KYC la intrareIdentificarea și verificarea clientului și a beneficiarului real, scopul relației, înainte de a începeart. 11, 13, 15
5. PEP și sancțiuniVerificarea dacă clientul e persoană expusă public sau e pe o listă de sancțiuniart. 11 alin. (3), 17; Ordinul ONPCSB 64/2026
6. Riscul fiecărui clientÎncadrarea motivată a clientului în „redus”, „standard” sau „sporit”, consemnată la dosarNorme art. 14
7. MonitorizareaUrmărirea relației și actualizarea datelor pe toată durata eiart. 11 alin. (1) lit. d), 14, 16 alin. (4)
8. RaportareaTranzacții suspecte, numerar de la 10.000 de euro, răspunsuri la cererile Oficiuluiart. 6-9, 33
9. ArhivaToate înregistrările KYC și ale verificărilor, 5 ani după încheierea relațieiart. 21
10. InstruireaCel puțin o dată pe an, pe rolul fiecăruia, cu dovadăart. 24 alin. (4); Norme art. 10
11. Canalul anonimCale independentă și anonimă prin care angajații semnalează încălcăriart. 23 alin. (5)-(6); Norme art. 6

Pentru toate, regula de bază e la art. 11 alin. (7): entitatea are responsabilitatea de a demonstra autorităților că măsurile aplicate sunt corespunzătoare riscurilor identificate. Ce nu e scris și păstrat nu poate fi demonstrat.

Panoul PepCheck cu verificările recente, pe date de exemplu
Panoul PepCheck: fiecare verificare, de persoană sau de firmă, rămâne în istoric și în pista de audit, gata de arătat la control. (Date de exemplu.)Creează cont gratuit

Cine trebuie să aibă un program și cine îl controlează

Obligațiile se aplică entităților raportoare de la art. 5 din lege: instituții de credit și financiare (inclusiv IFN, case de amanet, case de ajutor reciproc), furnizori de jocuri de noroc, auditori, experți contabili, contabili autorizați, consultanți fiscali, notari, avocați (pentru anumite operațiuni), agenți și dezvoltatori imobiliari, furnizori de servicii pentru societăți, comercianți care încasează numerar de la 10.000 de euro în sus, dealeri de artă și alții. Ce înseamnă concret pentru fiecare profesie am explicat separat: contabili, notari, avocați, agenți imobiliari, IFN și case de ajutor reciproc, case de amanet și dealeri auto.

Supravegherea e împărțită (art. 26 alin. (1)): BNR și ASF pentru entitățile lor, Oficiul Național pentru Jocuri de Noroc pentru jocurile de noroc, ONPCSB pentru toate celelalte, iar organismele de autoreglementare (CECCAR, Uniunea Națională a Notarilor Publici, Uniunea Națională a Barourilor și celelalte) pentru membrii lor. Normele ONPCSB citate în acest articol se aplică entităților supravegheate de Oficiu, enumerate la art. 3 din Norme. Dacă te supraveghează și un organism profesional, verifică și reglementările lui sectoriale: legea îți cere să aplici cel puțin categoria de măsuri pe care o impun acestea (art. 11 alin. (5)).

„Mic” nu înseamnă „scutit”

Legea spune de mai multe ori că obligațiile se aplică „corespunzător naturii și dimensiunii activității” (art. 23 alin. (1), art. 24 alin. (1)). Normele ONPCSB repetă: politicile și procedurile „se elaborează în funcție de specificul și dimensiunea activității economice” (art. 8 alin. (2)). Asta înseamnă că o firmă cu doi angajați poate avea un program de 15-20 de pagini, nu de 200. Nu înseamnă că poate lipsi vreo piesă.

Singurele scutiri explicite pentru cei mici sunt două: persoanele fizice și PFA care sunt ele însele entitate raportoare nu trebuie să desemneze o persoană separată (art. 23 alin. (4) din lege, art. 7 din Norme), iar auditul independent devine obligatoriu doar peste anumite praguri (vezi mai jos). Ghidul ONPCSB din 2025 pentru IFN, case de amanet și case de ajutor reciproc o spune direct: transpunerea legii în politici, norme și proceduri trebuie tratată cu seriozitate „indiferent de dimensiunea entității raportoare”, pentru că „respectarea prevederilor Legii nu este facultativă”.

1. Evaluarea riscului organizației

Ce cere legea. Art. 25 alin. (1): entitatea identifică și evaluează riscurile activității sale, „luând în considerare factorii de risc, inclusiv cei referitori la clienți, țări sau zone geografice, produse, servicii, tranzacții sau canale de distribuție”. Evaluarea e documentată, actualizată „inclusiv pe baza evaluării naționale și sectoriale” și pusă la dispoziția autorităților la cerere (alin. (2)). Și, cel mai important, „stă la baza politicilor și procedurilor proprii” și a stabilirii măsurilor KYC aplicabile fiecărui client (alin. (3)).

Ce detaliază Normele. Art. 13 cere ca procedura de evaluare să cuprindă cel puțin: cine face evaluarea, ce surse de informații folosește, factorii de risc pe clienți, produse, canale, țări și tranzacții, cum se cântăresc factorii, cum se calculează gradul de risc, cum se revizuiește periodic, cum se urmăresc factorii care se schimbă și ce măsuri reduc riscurile găsite.

Cum arată la o firmă mică. Un document de 3-6 pagini, cu patru secțiuni pe cei patru factori și o concluzie motivată. Exemplu pentru un cabinet de contabilitate cu 80 de clienți:

  • Clienți: 70 de SRL-uri românești din comerț și servicii, 6 PFA, 4 firme cu asociat străin (Italia, Germania). Niciun client cunoscut ca PEP. Doi clienți din construcții, cu mult numerar.
  • Servicii: contabilitate, salarizare, declarații. Fără servicii de înființare de firme, sedii sociale sau administrare de conturi (cele mai riscante, după ghidul GAFI pentru profesia contabilă).
  • Geografie: clienți din județ, asociați din state membre UE. Niciun client din țările de pe lista UE cu risc ridicat.
  • Canal: clienții sunt întâlniți fizic la preluare.
  • Concluzie: risc general redus spre mediu; risc mai mare la clienții din construcții (numerar) și la cei cu asociați străini; măsuri: verificare PEP și sancțiuni la toți clienții, întrebări despre numerar la cei din construcții, actualizare anuală.

Ce folosești ca bază. Evaluarea națională a riscurilor e un punct de plecare obligatoriu, nu opțional. Actualizarea pentru 2021-2024, publicată de ONPCSB în 2026, încadrează IFN din Registrul general la risc mediu, casele de amanet la risc mediu („frecvența ridicată a tranzacțiilor în numerar”, „dificultatea verificării provenienței bunurilor amanetate”) și casele de ajutor reciproc la risc redus. Organismele profesionale (CECCAR, UNNPR, ANEVAR, CCF, executorii) au publicat evaluări sectoriale în 2025.

Greșeala de evitat. O evaluare copiată de la altă firmă. Ghidurile Autorității Bancare Europene, scrise pentru instituțiile financiare dar utile ca bune practici pentru toți, spun că o evaluare generică, neadaptată modelului de afaceri al firmei, e puțin probabil să respecte cerințele legii (EBA/GL/2021/02, pct. 1.15). Același ghid adaugă că firmele mici, fără produse complexe și cu expunere doar internă, „pot să nu aibă nevoie” de o evaluare complexă (pct. 1.16). Scurtă, da. Generică, nu.

Cât costă dacă lipsește. Nerespectarea art. 25 e contravenție distinctă: avertisment sau amendă de la 20.000 la 120.000 de lei pentru persoanele fizice (art. 43 alin. (1) lit. b) și alin. (2)).

2. Persoana desemnată

Ce cere legea. Art. 23 alin. (1): entitatea desemnează „una sau mai multe persoane care au responsabilități în aplicarea prezentei legi, cu precizarea naturii și limitelor responsabilităților încredințate, cu aprobarea conducerii”. Documentele se păstrează la sediu. Persoana desemnată are „acces direct și în timp util” la toate datele necesare (alin. (3)). Instituțiile de credit și financiare (inclusiv IFN, case de amanet și case de ajutor reciproc) desemnează un ofițer de conformitate la nivelul conducerii (alin. (2); Norme art. 5 alin. (2)).

Ce adaugă Normele (art. 5). Persoana se desemnează la înființare sau când firma devine entitate raportoare, după o testare care confirmă că e „potrivită și competentă”. Testarea se reia „ori de câte ori se modifică Legea sau legislația secundară” (alin. (4) lit. b)). La selecție contează cunoștințele AML și „reputația profesională și integritatea morală”, inclusiv pe baza cazierului judiciar și a referințelor (alin. (6)). Toate documentele de selecție, testare și desemnare se păstrează semnate (alin. (7)).

Cum arată la o firmă mică. O decizie a administratorului, de o pagină, care numește persoana (de obicei administratorul însuși, contabilul-șef sau, la o casă de ajutor reciproc, președintele ori un membru al consiliului director), enumeră atribuțiile (aprobă clienții cu risc sporit, trimite rapoartele la ONPCSB, ține evidența instruirilor, actualizează evaluarea de risc) și limitele lor. Atașat: testul de cunoștințe completat și semnat. La fiecare modificare a legii sau a Normelor, un test nou.

3. Normele interne

Ce cere legea. Art. 24 alin. (1): politici și norme interne, mecanisme de control intern și proceduri de administrare a riscurilor, care cuprind cel puțin: măsurile KYC; raportarea, păstrarea evidențelor și furnizarea promptă a datelor către autorități; control intern, evaluarea riscurilor, managementul de conformitate și comunicare; protecția personalului implicat; instruirea și evaluarea periodică a angajaților; termenul în care operațiunile legate între ele sunt relevante. Le aprobă și le monitorizează conducerea de rang superior (alin. (3)).

Ce detaliază Normele. Art. 8 alin. (1) cere șapte documente (pot fi capitole ale aceluiași regulament): norme de raportare și arhivare; norme KYC; proceduri de administrare a riscurilor, inclusiv „scenariile și intervalele de timp” pentru tranzacțiile legate între ele; proceduri de control intern și conformitate; protecția personalului; canalul anonim de raportare a încălcărilor; instruirea. Se revizuiesc „ori de câte ori se impune” (alin. (5)).

Art. 17 din Norme spune ce trebuie să conțină capitolul KYC, și e cea mai bună listă de verificare pentru propriile proceduri:

  1. criteriile de acceptare a clienților și cine aprobă;
  2. ce produse și servicii primește fiecare categorie de clienți;
  3. cum încadrezi clienții pe risc și cum treci un client dintr-o categorie în alta;
  4. cât de des actualizezi, pe bază de risc, informațiile despre clienți;
  5. ce documente și informații ceri pentru fiecare categorie de risc;
  6. monitorizarea permanentă a operațiunilor, „indiferent de categoria de risc”;
  7. ce faci când nu poți finaliza KYC sau închei relația;
  8. cum identifici PEP, familia și asociații lor, inclusiv după ce au părăsit funcția;
  9. cum aplici sancțiunile internaționale „inclusiv prin verificări realizate pe site-ul Oficiului” și cum demonstrezi verificarea la cerere.

Cum arată la o firmă mică. Un regulament de 10-15 pagini, aprobat prin decizia administratorului (sau a consiliului director), cu un capitol pentru fiecare literă de mai sus, scris pe ce face firma, nu pe ce face o bancă. Fiecare angajat semnează că l-a citit (Norme art. 10 alin. (1): normele „sunt aduse la cunoștința angajaților și aplicate efectiv”).

4. Cunoașterea clientului la intrare

Măsurile standard (art. 11 alin. (1)) sunt patru: identifici clientul și îi verifici identitatea din surse sigure și independente; identifici beneficiarul real și înțelegi structura de proprietate; evaluezi scopul și natura relației; monitorizezi relația pe toată durata ei. Le aplici la începutul oricărei relații de afaceri, la tranzacțiile ocazionale de la 15.000 de euro (10.000 de euro în numerar pentru comercianți, 2.000 de euro la casele de schimb valutar și la jocurile de noroc), la orice suspiciune, indiferent de sumă, și când te îndoiești de datele pe care le ai (art. 13). Verificarea se face înainte de începerea relației (art. 11 alin. (8)).

Două detalii pe care controalele le găsesc des lipsă:

  • Beneficiarul real al clienților persoane juridice. La fiecare relație nouă obții dovada înregistrării beneficiarilor reali sau informații din registrul central (art. 11 alin. (8^1)), dar nu te bazezi exclusiv pe registru (art. 19 alin. (10)). Cum se documentează, în ghidul despre beneficiarul real.
  • Sediul real al persoanei juridice, dacă diferă de sediul social (art. 15 alin. (1^1), introdus prin Legea 86/2025).

Dacă nu poți aplica măsurile, nu începi relația, iar dacă ai motive de suspiciune trimiți raport la ONPCSB (art. 11 alin. (9)). Pașii detaliați, cu pragurile, în ghidul KYC și AML. Cum verifici rapid o firmă (stare, inactivitate fiscală, administratori), în ghidul de verificare a firmelor.

5. Verificarea PEP și a sancțiunilor

PEP. Legea cere „sisteme adecvate de gestionare a riscurilor” pentru a stabili dacă clientul sau beneficiarul lui real e persoană expusă public (art. 11 alin. (3)). Dacă este, aplici obligatoriu trei măsuri suplimentare: aprobarea conducerii, stabilirea sursei averii și a fondurilor, monitorizare sporită permanentă (art. 17 alin. (9)), extinse la membrii de familie și asociații apropiați (alin. (10)). După încetarea funcției, persoana rămâne PEP un an, perioadă extinsă cu încă un an dacă mai prezintă risc (art. 3 alin. (6), modificat prin Legea 86/2025). Ghidul ONPCSB din 2025 spune explicit că entitățile „pot consulta inclusiv baze de date comerciale care preiau informații din multiple surse” și că refuzul unui client doar pentru că e PEP „este contrar standardelor internaționale”. Detalii în ghidul verificărilor PEP și în ghidul măsurilor suplimentare.

Sancțiuni internaționale. Pentru entitățile supravegheate de ONPCSB, Ordinul ONPCSB nr. 64/2026 (care aplică OUG 202/2008) cere, la art. 4-5, proceduri aprobate de conducere care să cuprindă: identificarea persoanelor desemnate, „inclusiv prin verificarea listelor cu sancțiuni internaționale UE și ONU publicate pe site-ul Oficiului”; sisteme de monitorizare a persoanelor cu care ai raporturi juridice, ca să afli dacă intră sub sancțiuni „ca urmare a modificării și/sau completării regimurilor sancționatoare”; modul de înghețare și raportare; evidența cazurilor. Dacă găsești o persoană sancționată, îi îngheți fondurile fără întârziere și raportezi de îndată Oficiului pe formularul din anexa 2 a ordinului, la adresa raportare.sanctiuni@onpcsb.ro (art. 6). Ce liste contează și cum se verifică, în ghidul sancțiunilor internaționale.

6. Încadrarea fiecărui client pe risc

Evaluarea de la punctul 1 privește organizația. Legea cere și o evaluare pentru fiecare client: factorii de risc „vor fi evaluați pentru fiecare client în parte cu scopul încadrării acestuia într-o categorie de risc, care poate fi, spre exemplificare, «redus», «standard», «sporit»”, consemnată în evidențele de acceptare a clientului (Norme art. 14 alin. (2)). La control trebuie să demonstrezi că măsurile aplicate fiecărui client corespund categoriei lui (alin. (3)). Factorii, situațiile care duc automat la risc sporit și un exemplu de punctaj, în ghidul de evaluare a riscului clientului.

7. Monitorizarea continuă

Monitorizarea face parte din măsurile standard (art. 11 alin. (1) lit. d)): urmărești ca tranzacțiile să se potrivească cu ce știi despre client și ții actualizate documentele și informațiile. E obligatorie și la clienții cu risc redus, unde trebuie să fie „adecvată, documentată și formalizată” (art. 16 alin. (4), în forma din Legea 86/2025), și crește în intensitate la riscul sporit (art. 17 alin. (3)). Clienții existenți se reverifică „în funcție de risc și materialitate” și la orice schimbare relevantă (art. 14). Cât de des, ce evenimente declanșează o revizuire și cum se face fără acces la tranzacții, în ghidul monitorizării continue.

8. Raportarea la ONPCSB

Patru rapoarte, toate electronic, prin portalul Oficiului: tranzacții suspecte (fără prag, înainte de executare), numerar de la 10.000 de euro (3 zile lucrătoare), transferuri externe și remiteri (doar pentru instituțiile financiare care le fac). Plus răspunsurile la cererile Oficiului în maximum 15 zile (art. 33 alin. (2)) și obligația de a avea sisteme prin care să răspunzi rapid dacă ai avut, în ultimii 5 ani, relații cu anumite persoane (alin. (3)). Totul despre termene, conținut și interdicția de a-i spune clientului, în ghidul raportării la ONPCSB.

9. Păstrarea documentelor

Art. 21 alin. (1): păstrezi, pe hârtie sau electronic, „într-o formă admisă în procedurile judiciare”, toate înregistrările obținute la aplicarea măsurilor KYC, „cum ar fi copii ale documentelor de identificare, ale monitorizărilor și verificărilor efectuate”, timp de 5 ani de la încetarea relației sau de la tranzacția ocazională. La fel documentele justificative și evidențele tranzacțiilor, inclusiv rezultatele analizelor făcute (alin. (2)). Autoritățile pot cere prelungirea cu cel mult 5 ani (alin. (3)), iar la expirare datele personale se șterg (alin. (4)).

Observă formularea: legea vrea și dovada verificărilor și a monitorizărilor, nu doar copia buletinului. O verificare PEP făcută, dar fără rezultat salvat cu dată și oră, nu există la control.

10. Instruirea angajaților

Legea cere instruire „periodic” (art. 24 alin. (4)), iar pentru instituțiile de credit și financiare cel puțin o dată la 2 ani (alin. (6)). Normele ONPCSB sunt mai stricte: instruire „cel puțin o dată pe an sau ori de câte ori se impune”, adaptată rolului fiecărui angajat (art. 10 alin. (2)-(3)), iar instituțiile financiare supravegheate de Oficiu nu pot lăsa să treacă mai mult de un an (art. 11 alin. (2)). Procesul include standarde la angajare, atribuții AML în fișa postului, programe de instruire și evaluarea periodică a cunoștințelor (art. 10 alin. (4)). Toate se documentează (alin. (5)).

Cum arată la o firmă mică. O sesiune pe an de 45-60 de minute, pe normele interne și pe exemplele din ghidurile ONPCSB pentru sectorul tău, cu listă de prezență semnată și un test scurt. Încă o sesiune la fiecare modificare importantă de lege. Pentru angajații noi, instruirea înainte de primul client.

11. Canalul anonim și protecția persoanei desemnate

Art. 23 alin. (5)-(6) din lege și art. 6 din Norme cer mecanisme de protecție a persoanei desemnate și a angajaților care raportează, plus proceduri de raportare a încălcărilor „printr-un canal specific, independent și anonim”, cu confidențialitatea identității celui care raportează. Persoana desemnată are dreptul să semnaleze în nume propriu autorităților încălcările din firmă (Norme art. 6 alin. (4)). La o firmă mică, canalul poate fi o adresă de email sau un formular care nu ajunge la persoana vizată și nu reține identitatea, plus o procedură de o pagină despre cine primește semnalarea și ce face cu ea.

Auditul independent: când e obligatoriu

Legea cere o funcție de audit independent „în funcție de dimensiunea și natura activității” (art. 24 alin. (2)). Normele ONPCSB pun pragul: auditul e obligatoriu dacă, în ultimul exercițiu financiar, firma depășește cel puțin două din trei criterii: active totale de 16.000.000 de lei, cifră de afaceri netă de 32.000.000 de lei, 50 de salariați în medie (art. 9). Majoritatea firmelor mici sunt sub prag. Proiectul de modificare a Normelor pus în consultare în octombrie 2026 păstrează pragurile și adaugă unul separat pentru casele de ajutor reciproc, cu „total venituri” în loc de cifră de afaceri; până la adoptare, nu e în vigoare.

Ce riști dacă lipsește o piesă

Ce lipseșteContravențiaAmenda pentru persoane fizice
KYC, beneficiar real, monitorizare, PEP, persoana desemnată, normele interne, instruirea, arhivaart. 43 alin. (1) lit. a)avertisment sau 25.000-150.000 lei
Evaluarea riscului organizației (art. 25)art. 43 alin. (1) lit. b)avertisment sau 20.000-120.000 lei
Rapoartele de numerar, răspunsurile la cererile Oficiului, datele cerute la controlart. 43 alin. (1) lit. c)avertisment sau 10.000-90.000 lei
Începerea sau continuarea relației cu încălcarea legiiart. 43 alin. (1) lit. g)avertisment sau 25.000-150.000 lei

Pentru persoanele juridice, limitele maxime cresc cu 10% din veniturile totale ale anului fiscal anterior (art. 43 alin. (3)). La faptele grave, repetate sau sistematice ale entităților nesupravegheate de BNR sau ASF, maximul crește cu încă 5.000.000 de lei pentru persoanele juridice (alin. (5)). Pentru instituțiile financiare nesupravegheate de BNR sau ASF (aici intră IFN din Registrul general, casele de amanet și casele de ajutor reciproc), maximul pentru persoanele juridice urcă până la 10% din cifra de afaceri anuală, „dar nu mai puțin de 23.000.000 lei” (alin. (6)). Se pot adăuga sancțiuni complementare: suspendarea activității între o lună și 6 luni, o declarație publică, interdicția temporară de a ocupa funcții de conducere (art. 44). Sancțiunile definitive se publică pe site-ul autorității 5 ani (art. 46), iar amenda se prescrie în 5 ani de la faptă (art. 42 alin. (2)). Ce au găsit inspectorii în practică, în analiza sancțiunilor ONPCSB.

Calendarul anual al programului

CândCe faci
O singură dată, la începutEvaluarea riscului organizației, decizia și testul persoanei desemnate, normele interne aprobate, canalul anonim, contul pe portalul de raportare ONPCSB
La fiecare client nouKYC complet, beneficiarul real, verificare PEP și sancțiuni, încadrare pe risc consemnată, aprobarea conducerii la PEP și la riscul sporit
La fiecare tranzacție relevantăVerificarea pragului de numerar (inclusiv operațiunile legate), analiza tranzacțiilor neobișnuite, raport în termen
LunarReverificarea clienților activi pe listele de sancțiuni și PEP (automat, dacă se poate), urmărirea alertelor
AnualActualizarea evaluării riscului organizației, instruirea tuturor angajaților cu test, revizuirea clienților cu risc sporit, revizuirea normelor
La fiecare modificare de lege sau de NormeRevizuirea normelor interne, retestarea persoanei desemnate, instruire
La încheierea relațieiPornește termenul de 5 ani de păstrare; la expirare, ștergerea datelor

Cum aduni toate acestea într-un dosar gata de control, în ghidul de pregătire a controlului AML și în listele de verificare pe profesii: contabili, notari, imobiliare, amanet și dealeri.

Ce se schimbă din 10 iulie 2027

Regulamentul (UE) 2024/1624 (AMLR) se aplică direct din 10 iulie 2027 (art. 90) și păstrează aceeași structură a programului, cu câteva precizări:

  • Politici și proceduri „proporționale cu natura activității”, „precum și cu dimensiunea entității obligate” (art. 9 alin. (1)); auditul independent poate fi făcut și de un expert extern (art. 9 alin. (2) lit. b)).
  • Evaluarea riscului la nivel de întreprindere, tot proporțională (art. 10), cu posibilitatea ca supraveghetorul să scutească unele entități nefinanciare de forma documentată (art. 10 alin. (3)).
  • Funcțiile de conformitate: un responsabil din conducere și un coordonator al funcției, care la o firmă mică pot fi aceeași persoană (art. 11).
  • Instruirea angajaților devine obligație directă (art. 12).
  • Termene maxime de actualizare a datelor clienților: un an la clienții cu risc ridicat, cinci ani la ceilalți (art. 26 alin. (2)).
  • Primarii orașelor de peste 50.000 de locuitori și președinții consiliilor județene devin PEP, plus conducerea companiilor publice locale mijlocii și mari. Detalii în articolul despre PEP-ii locali din 2027.

Un program construit acum pe Legea 129/2019 și pe Normele ONPCSB acoperă deja aproape tot. Ce rămâne de făcut în 2027 sunt ajustări, nu o reconstrucție.

Ce poți automatiza și ce nu

Unele piese sunt judecată și răspundere: evaluarea riscului, decizia de a accepta un client cu risc sporit, raportul de tranzacție suspectă. Nicio aplicație nu le face în locul tău. Altele sunt muncă repetitivă care se automatizează bine și, mai ales, lasă urme datate:

  • Verificarea PEP și a sancțiunilor (piesa 5), cu rezultat salvat, dată, oră și surse consultate. PepCheck caută persoane și firme în bazele OpenSanctions sau Dilisense (liste ONU, UE, OFAC, Regatul Unit și sute de alte surse) și în registrul propriu al funcțiilor publice din România. Fiecare verificare are raport PDF și certificat cu cod verificabil public.
  • Decizia pe o potrivire (fals pozitiv, confirmat, în analiză), cu motiv obligatoriu, cine a decis și când, exportabilă ca registru. Exact dovada cerută de art. 11 alin. (7) și art. 21.
  • Verificarea firmei client: starea din registrul comerțului, administratorii, inactivitatea fiscală și TVA la ANAF, bilanțurile, dosarele din instanță. Datele de beneficiar real nu sunt incluse: le obții din registrul central și de la client.
  • Lista de clienți existenți: verificare în lot dintr-un fișier CSV sau Excel, până la 1.000 de rânduri odată, utilă la prima punere în ordine a portofoliului.
  • Monitorizarea (piesa 7): reverificare automată lunară a persoanelor și firmelor urmărite, cu alertă doar când se schimbă ceva, în pachetele Professional și Enterprise (vezi prețurile).

Pentru instituțiile financiare cu tranzacții de urmărit (case de ajutor reciproc, IFN), AMLTracer, din aceeași familie de produse, acoperă piesele pe care PepCheck nu le face: fișa de risc a fiecărui client pe cei patru factori, autoevaluarea riscului instituției, șabloanele de norme interne, registrul persoanei desemnate și al instruirilor, testul de instruire, canalul anonim de semnalare, raportarea numerarului și a tranzacțiilor suspecte, răspunsurile la cererile Oficiului.

Întrebări frecvente

Sunt PFA și sunt entitate raportoare. Trebuie să desemnez o persoană?
Nu. Art. 23 alin. (4) și art. 7 din Norme te scutesc. Restul obligațiilor rămân: evaluarea riscului, procedurile, KYC, raportarea, arhiva.

Pot cumpăra un set de norme interne gata făcute?
Poți porni de la un model, dar trebuie adaptat pe activitatea ta: clienții, serviciile, numerarul, zonele tale. O evaluare și niște norme generice sunt prima deficiență pe care o notează un control, iar ghidurile europene le consideră explicit insuficiente (EBA/GL/2021/02, pct. 1.15).

Cine poate fi persoana desemnată la o firmă cu trei angajați?
Oricine e potrivit și competent după testare, are acces la toate datele și e numit prin decizia conducerii: de obicei administratorul. La IFN, casele de amanet și casele de ajutor reciproc, ofițerul de conformitate trebuie să fie din conducerea de rang superior (Norme art. 5 alin. (2)).

Cât de des actualizez evaluarea riscului organizației?
Legea cere să fie „actualizată”, inclusiv pe baza evaluărilor naționale și sectoriale (art. 25 alin. (2)), fără un termen fix. Practica recomandată este o dată pe an, la o dată fixă, și de îndată ce apare un risc nou (EBA/GL/2021/02, pct. 1.7).

Instruirea trebuie făcută de o firmă autorizată?
Legea nu cere asta. Cere ca instruirea să fie corespunzătoare, adaptată rolului, cel puțin anuală pentru entitățile supravegheate de ONPCSB și documentată.

Trebuie să am audit independent?
Doar dacă depășești două din trei praguri: 16 milioane de lei active, 32 de milioane de lei cifră de afaceri, 50 de salariați (Norme art. 9).

Surse: Legea nr. 129/2019, forma consolidată la 19.12.2025, art. 3 alin. (6), 5, 11, 13-17^1, 19 alin. (10), 21, 23-26, 33, 42-46; Normele aprobate prin Ordinul președintelui ONPCSB nr. 37/2021 (M. Of. 240/09.03.2021), art. 3, 5-17, 22; proiectul de ordin de modificare a Normelor, pus în consultare de ONPCSB la 12.10.2026 (neadoptat); Ordinul președintelui ONPCSB nr. 64/2026 privind sancțiunile internaționale, art. 4-6; Raportul de actualizare a Evaluării naționale a riscurilor 2021-2024 la nivelul ONPCSB (2026), secțiunea 6.3.5; Ghidurile ONPCSB privind persoanele expuse public (2025) și indicatorii de suspiciune pentru IFN, case de amanet și case de ajutor reciproc (2025); Regulamentul (UE) 2024/1624, art. 9-12, 26, 90; Ghidurile EBA privind factorii de risc (EBA/GL/2021/02, consolidate), pct. 1.7, 1.15-1.16; GAFI, Ghidul abordării bazate pe risc pentru profesia contabilă (2019). Articolul nu este consultanță juridică; programul se adaptează activității fiecărei entități și reglementărilor autorității ei de supraveghere.

Ești entitate raportoare? Contabili, agenții imobiliare, IFN, notari, avocați, case de amanet, case de schimb valutar, jocuri de noroc: am scris câte o pagină cu obligațiile fiecăreia, pe articole, și cu ce rămâne la dosar. Alege categoria ta.

Articole din aceeași categorie

Citește Monitorizarea continuă a clienților: cât de des reverifici, ce evenimente te obligă să revizuiești dosarul și cum o faci fără muncă manuală, după Legea 129/2019 și AMLR
14 min

Monitorizarea continuă a clienților: cât de des reverifici, ce evenimente te obligă să revizuiești dosarul și cum o faci fără muncă manuală, după Legea 129/2019 și AMLR

Cât de des actualizezi datele clientului după Legea 129/2019 și AMLR, ce evenimente cer o revizuire și ce faci dacă nu vezi tranz…

Citește